Terkadang menemukan hambatan komunikasi di tempat kerja bisa jadi cukup mudah. Ketika miskomunikasi dibiarkan tidak tertangani, Anda mungkin melihatnya dalam bentuk konflik di tempat kerja atau penurunan produktivitas. Ada kecenderungan miskomunikasi terjadi ketika ada sedikit transparansi. Dan terkadang ini mungkin tidak disengaja.

Keunggulan adalah melakukan hal-hal biasa dengan luar biasa baik. — John W. Gardner

Banyak orang berpikir bahwa mereka adalah komunikator yang efektif karena mereka bersekolah atau memiliki pengalaman kerja tertentu, tetapi pada kenyataannya mereka masih berjuang untuk mempengaruhi orang lain dengan pesan mereka. Hasil dari komunikasi yang tidak efektif adalah kehilangan kesempatan, kehilangan waktu, dan sumber daya yang terbuang – semua karena mereka tidak memiliki percakapan yang berdampak tinggi.^[1]

Anda mungkin memperhatikan sejumlah faktor yang memengaruhi komunikasi yang jelas, efektif, dan transparan di tempat kerja: karakteristik pribadi, jarak fisik, pesan itu sendiri, konteks, jargon yang digunakan, dan budaya. Berikut adalah 7 cara untuk memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja sehingga Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang efisien, produktif, dan inklusif.

1. Kenali Audiens Anda Dengan Baik

Memahami audiens Anda sangat penting untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja. Ini berlaku untuk komunikasi lisan dan tertulis, presentasi, email harian, pengumuman di seluruh perusahaan atau memberikan pembaruan status pada proyek.

Apakah pesan Anda akan dikomunikasikan secara efektif atau diterima dengan baik berasal dari pemahaman tentang apa yang menjadi perhatian audiens Anda.

• Siapa yang Anda targetkan dengan komunikasi Anda?
• Apa maksud dari pesan Anda?
• Apa yang perlu mereka ketahui?
• Apa yang Anda perlu mereka lakukan?
• Apa cara terbaik untuk mengomunikasikan pesan kepada audiens Anda?
• Bagaimana audiens Anda akan memahami atau menafsirkan pesan?
• Bagaimana perasaan, pemikiran, dan reaksi audiens Anda ketika mereka menerima pesan Anda?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda harus merencanakan ke depan, meneliti, dan mengamati perilaku audiens Anda. Misalnya, pendekatan Anda terhadap komunikasi dengan tim atau rekan kerja Anda kemungkinan akan berbeda dari cara Anda berkomunikasi dengan pemimpin Anda karena kelompok-kelompok ini memiliki minat yang berbeda.

2. Berusaha Memahami Situasi dan Klarifikasi

Luangkan waktu untuk berpikir dan bersungguh-sungguh. Sebelum berkomunikasi di tempat kerja, penting untuk berhenti sejenak, memahami situasi, mengklarifikasi, dan memiliki empati. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda berkomunikasi secara efektif di tempat kerja:Periklanan

Menjadi penasaran . Ajukan pertanyaan terbuka yang dimulai dengan 'apa' dan 'bagaimana' untuk mengumpulkan informasi. Orang akan cenderung lebih deskriptif dengan tanggapan mereka. Anda kemudian dapat mengajukan pertanyaan menyelidik terbuka untuk mendapatkan lebih banyak konteks. Semakin Anda mengerti, semakin besar kemungkinan Anda akan dapat menyesuaikan pesan yang sesuai yang beresonansi dengan audiens Anda.

Belajarlah seperti anak kecil. Biasanya, anak-anak tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang apa yang akan mereka pelajari. Ada rasa rendah hati dalam pendekatan pembelajaran mereka. Ambil pendekatan yang sama ketika Anda menempatkan diri Anda pada posisi audiens Anda saat Anda berusaha memahami situasi mereka. Bersikaplah terbuka, siap, dan mau melihat perspektif audiens Anda.

Periksa asumsi Anda. Luasnya pengalaman Anda mungkin mengaburkan persepsi dan penilaian Anda. Tantang gagasan yang terbentuk sebelumnya tentang audiens Anda. Tentukan dengan siapa Anda perlu berbicara atau penelitian apa yang perlu Anda lakukan untuk memeriksa apakah asumsi Anda benar. Pastikan Anda menciptakan ruang untuk pemahaman sebelum melompat ke tindakan.

Jadilah inklusif. Orang ingin menjadi bagian, merasa disertakan dan dihargai di tempat kerja. Bersikaplah bijaksana untuk memastikan bahwa ide semua orang ditangkap. Misalnya, jika Anda sedang rapat untuk meminta masukan, pastikan ada waktu yang cukup bagi semua orang untuk menyampaikan tanggapan mereka. Jika Anda kehabisan waktu, nyatakan dalam rapat bahwa Anda akan terhubung dengan mereka nanti.

3. Dengarkan di Beberapa Level

Kebanyakan orang tidak mendengarkan dengan maksud untuk mengerti; mereka mendengarkan dengan maksud untuk menjawab — Stephen R. Covey

Anda mungkin akrab dengan ini tips dasar mendengarkan aktif . Namun, ketika kami merasa kewalahan memenuhi tenggat waktu, memprioritaskan, atau membuat, mudah untuk melakukan autopilot dan melewatkan pesan utama yang dapat membantu Anda berkomunikasi secara efektif di tempat kerja. Di bawah ini adalah pengingat untuk terus berlatih:

Parafrase. Konfirmasikan pemahaman Anda tentang pesan tersebut dengan mengulanginya atau membingkai ulang dengan kata-kata Anda sendiri. Jika ada perbedaan di antara para pihak, inilah saatnya untuk mengklarifikasi.

Menguji. Ajukan pertanyaan jika Anda merasa ada informasi yang hilang yang mungkin Anda butuhkan.Periklanan

Menjelaskan. Jika Anda tidak sepenuhnya memahami sesuatu, tanyakan.

Ingat. Cobalah untuk mengingat poin-poin yang penting bagi audiens Anda. Informasi ini dapat digunakan di masa mendatang dan menunjukkan kepada audiens bahwa Anda peduli dan mendengarkan secara aktif.

Menjadi komunikator yang efektif di tempat kerja berarti Anda harus terbiasa dengan keterampilan mendengarkan aktif Anda. Ingatlah untuk:

• Memiliki empati.
• Pahami persepsi orang lain, bukan hanya persepsi Anda sendiri.
• Ukur emosi dan reaksi Anda, dan orang lain.
• Ketahui nilai dan keyakinan Anda, dan nilai-nilai orang lain.
• Amati tanda-tanda komunikasi non-verbal seperti bahasa tubuh.

4. Tinjau Bagaimana Anda Menerima Umpan Balik

Cara Anda menerima umpan balik memengaruhi cara Anda bereaksi, dan memengaruhi seberapa efektif Anda berkomunikasi kembali ke pihak lain. Bersikap terbuka terhadap umpan balik dan kritik lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.^[2]Kami manusia. Saat Anda terganggu dengan peristiwa kehidupan atau jika Anda merasa tertekan di tempat kerja, Anda mungkin menjadi defensif dengan komentar sekecil apa pun yang menghampiri Anda.

Sheila Heen dan Douglas Stone memberikan pendekatan untuk meningkatkan kemampuan Anda menyerap umpan balik, mengambil apa yang berguna dan tahu bagaimana menyingkirkan apa yang tidak membantu untuk Anda pelajari dan maju.^[3]

Beberapa strategi tersebut antara lain sebagai berikut:

• Ketahui, pahami, dan kelola pemicu dan respons Anda terhadap umpan balik.
• Pisahkan pesan dari 'siapa' asalnya.
• Dengarkan nasihatnya daripada penilaiannya.
• Hancurkan umpan balik menjadi bagian-bagian yang dapat dicerna.
• Ketika Anda mencari umpan balik secara proaktif, spesifiklah dan mintalah satu hal.
• Ambil langkah-langkah kecil untuk menguji apa yang disarankan kepada Anda.

Anda memiliki kemampuan untuk belajar dari umpan balik dan tumbuh darinya. Memecah umpan balik menjadi potongan-potongan kecil dapat membantu Anda memproses pesan dengan lebih baik dan menjadi kurang reaktif dalam tanggapan Anda.

5. Berikan Umpan Balik yang Objektif dan Dapat Diobservasi

Ini adalah salah satu hal yang paling sulit untuk dilakukan karena Anda mungkin tidak ingin menyinggung orang lain, Anda mungkin ingin menghindari konflik, Anda tidak sepenuhnya yakin bagaimana caranya, Anda tidak siap secara emosional, atau dikaburkan oleh asumsi Anda.Periklanan

Model Situasi, Perilaku, Dampak (SBI)^[4]dapat membantu Anda memberikan umpan balik yang jelas dan spesifik:

• Situasi. Berikan konteksnya. Tanyakan pada diri sendiri apa yang terjadi, di mana, dan kapan.
• Perilaku. Jelaskan perilakunya. Ini adalah bagian yang paling sulit karena Anda perlu memeriksa asumsi Anda. Misalnya, mengatakan Anda kasar (subjektif) versus Anda menyela saya (perilaku yang dapat diamati) mengubah nada umpan balik. Bersikap kasar dapat memiliki banyak interpretasi sementara Anda dapat melihat ketika seseorang telah mengganggu Anda.
• Dampak. Gunakan pernyataan I untuk menggambarkan hasil dari perilaku.
• Maju kedepan. Pertahankan percakapan untuk mencari pemahaman dengan meminta mereka untuk berefleksi. Apa perspektif mereka? Apa yang terjadi untuk mereka? Apa yang mereka sadari? Bagaimana mereka bisa tumbuh dari sini?

Contoh 1: ^[5]

Selama rapat tim kemarin pagi, ketika Anda memberikan presentasi (Situasi), Anda tidak yakin tentang dua slide dan perhitungan penjualan Anda salah (Perilaku). Saya merasa malu karena seluruh papan ada di sana. Saya khawatir ini mempengaruhi reputasi tim kami (Dampak).

Contoh 2:^[6]

Pada pertemuan klien pada hari Senin sore, Anda memastikan bahwa pertemuan dimulai tepat waktu dan setiap orang memiliki handout sebelumnya (Situasi). Semua penelitian Anda benar, dan setiap pertanyaan klien dijawab (Perilaku). Saya bangga bahwa Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik dan menempatkan organisasi dalam cahaya yang baik. Saya merasa yakin bahwa kami akan mendapatkan akun, berkat kerja keras Anda (Impact).

Mengetahui bagaimana memberikan umpan balik yang jelas, spesifik, dan dapat diamati adalah keterampilan penting untuk menjadi komunikator yang efektif di tempat kerja.

6. Tindak lanjut, Konfirmasi dan Buat Akuntabilitas

Komunikasi yang efektif di tempat kerja bukanlah peristiwa satu kali. Anda harus terus memantau kemajuan dan memberikan dukungan berkelanjutan. Jangan lupa untuk mengakui kemajuan rekan, tim, atau pemimpin Anda!

Gunakan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk membantu Anda mengevaluasi efektivitas komunikasi yang sedang berlangsung di tempat kerja:Periklanan

• Peluang apa yang Anda lihat?
• Bagaimana Anda bisa menyesuaikan?
• Keputusan apa yang perlu dibuat?
• Dukungan apa yang dapat Anda berikan?
• Apa yang perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa pesan yang akurat telah diterima?

7. Gunakan Komunikasi 7C

Untuk media komunikasi apa pun di tempat kerja, ingatlah komunikasi 7C untuk menyempurnakan pesan Anda:^[7]

• Bersih. Apa tujuannya? Apakah pesannya mudah dipahami?
• Ringkas. Apa yang bisa Anda hapus? Apakah itu to the point?
• Konkret. Apa saja faktanya?
• Benar. Apakah pesan bebas dari kesalahan? Apakah itu cocok untuk audiens Anda?
• Koheren. Apakah ada alur logis? Apakah pesannya konsisten?
• Menyelesaikan. Apakah informasi yang relevan diberikan dan apakah ada ajakan untuk bertindak?
• Sopan. Apa nada pesan Anda?

Pelajari lebih lanjut tentang 7C di sini: Komunikasi Efektif: Bagaimana Tidak Disalahpahami

Menyimpulkan

Cara untuk memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja membutuhkan latihan dan waktu.

Ingatlah 7 strategi ini untuk meningkatkan komunikasi Anda di tempat kerja sehingga pesan Anda jelas dan transparan.

1. Kenali Audiens Anda Dengan Baik
2. Berusahalah untuk Memahami Situasi dan Klarifikasi
3. Dengarkan di Beberapa Level
4. Tinjau Bagaimana Anda Menerima Umpan Balik
5. Berikan Umpan Balik yang Objektif dan Dapat Diobservasi
6. Tindak lanjut, Konfirmasi dan Buat Akuntabilitas
7. Gunakan Komunikasi 7 C

Terus kembangkan dan sempurnakan keterampilan Anda!

Apa satu hal yang dapat Anda kerjakan di bulan ini untuk meningkatkan komunikasi Anda di tempat kerja?

Jadilah spesifik dan tantang diri Anda dengan menetapkan tujuan SMART untuk komunikasi di tempat kerja — Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat waktu!

Lebih Lanjut Tentang Komunikasi Tempat Kerja

• Gaya Manajemen Konflik untuk Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja
• Cara Menguasai Keterampilan Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja dan Rumah
• Cara Bekerja dengan Gaya Komunikasi yang Berbeda di Kantor
• Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi untuk Sukses di Tempat Kerja

Kredit foto unggulan: Brooke Cagle melalui unsplash.com Periklanan

Referensi