Tidak peduli seberapa terorganisir Anda, seberapa bersama sistem Anda, seberapa hati-hati Anda memproses kotak masuk, membuat daftar tugas, dan mengerjakan kalender Anda, jika Anda tidak berhenti sesekali untuk melihat gambaran besarnya, Anda akan kewalahan . Anda berakhir dengan sederhana menanggapi untuk apa yang dilemparkan pada Anda, alih-alih secara proaktif menciptakan kondisi hidup Anda.

Hampir setiap pakar produktivitas merekomendasikan beberapa jenis tinjauan, apakah itu proses formal yang Anda lakukan (seperti yang direkomendasikan David Allen) atau hanya beberapa menit waktu saya untuk memikirkan di mana Anda berada. Meskipun tidak ada yang ajaib tentang minggu sebagai satuan waktu, melakukan tinjauan seperti itu setiap minggu tampaknya paling berhasil – ini adalah blok waktu yang sangat tertanam dalam diri kami sebagai unit penjadwalan.Periklanan

Meskipun ada banyak variasi pada tema ulasan. ide dasarnya sama tidak peduli sistem apa yang Anda lihat. Sebuah tinjauan mingguan bermuara pada tiga pertanyaan:

1. Apa yang harus saya lakukan di minggu depan?
2. Apa yang saya lakukan salah yang perlu diperbaiki?
3. Hal-hal baru apa yang harus saya lakukan untuk membawa hidup saya ke arah yang saya inginkan?

Mempersiapkan ulasan Anda

Sementara beberapa orang berhasil melakukannya dengan baik dengan melakukan peninjauan setiap kali mereka menemukan waktu, bagi kebanyakan orang, memiliki waktu khusus untuk meninjau setiap minggu akan jauh lebih bermanfaat. Itu harus menjadi kebiasaan, janji rutin yang Anda buat dengan diri sendiri.

• Jadwalkan ulasan mingguan Anda di kalender Anda. Biarkan diri Anda setidaknya satu jam, sebaiknya dua.
• Selesaikan semua pekerjaanmu sebelum peninjauan dimulai.
• Dapatkan nyaman. Anda mungkin ingin pergi ke suatu tempat yang tidak Anda kaitkan dengan pekerjaan.
• Luangkan waktu tenang selama 5-10 menit. Bermeditasi, mencoret-coret, atau hanya menatap kepala – apa pun yang diperlukan untuk membuat penyangga antara Anda dan barang-barang sehari-hari Anda.
• Memiliki sesuatu untuk ditulis/ditulis.
• Pastikan Anda tidak akan diganggu. Ini adalah waktumu!

Ulasan Mingguan GTD

Saya sudah menulis ikhtisar yang cukup menyeluruh tentang ulasan mingguan seperti yang didefinisikan oleh David Allen, jadi saya akan mulai dengan mengulangi apa yang saya katakan di sana. Menurut Allen, tinjauan mingguan harus terdiri dari langkah-langkah berikut:Periklanan

1. Kumpulkan semua kertas lepas Anda dan masukkan ke dalam kotak masuk Anda untuk diproses.
2. Memproses catatan Anda untuk mengumpulkan item tindakan, janji temu, proyek baru, dll.
3. Tinjau data kalender Anda sebelumnya untuk mengingatkan Anda tentang ide, tugas, dll. yang mungkin belum Anda tangkap saat itu.
4. Tinjau kalender Anda yang akan datang untuk melihat apakah ada tindakan baru yang perlu Anda tambahkan ke daftar Anda.
5. Kosongkan kepalamu. Tuliskan apa pun yang saat ini ada di pikiran Anda atau yang menarik perhatian Anda.
6. Tinjau daftar proyek Anda untuk menentukan status setiap proyek dan jika ada tindakan yang perlu Anda ambil untuk memajukan masing-masing proyek.
7. Tinjau daftar tindakan Anda berikutnya. Perbarui mereka dengan menandai tindakan apa pun yang telah Anda selesaikan. Gunakan tindakan yang telah selesai sebagai pemicu untuk mengingatkan Anda tentang langkah lebih lanjut yang perlu Anda ambil, bukan tindakan yang telah dilakukan.
8. Tinjau daftar tunggu. Tambahkan tindak lanjut yang sesuai ke daftar tindakan Anda. Centang apa pun yang sudah Anda terima.
9. Tinjau daftar periksa yang relevan.
10. Tinjau daftar Anda suatu hari nanti/mungkin dan putuskan apakah ada sesuatu yang siap Anda pindahkan ke daftar proyek aktif Anda.
11. Tinjau file dukungan proyek Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan tindakan baru yang perlu Anda ambil.
12. Jadilah kreatif dan berani. Ini adalah bagian yang paling sulit dan paling buruk dijelaskan dari proses dalam buku Allen, yang terlalu buruk, karena di sinilah keajaiban terjadi. Setelah menjernihkan pikiran Anda dari semua yang perlu Anda lakukan saat ini, luangkan waktu untuk memimpikan ide-ide baru — ide-ide yang berisiko, ide-ide kreatif, dll. Pada dasarnya sesi curah pendapat bentuk bebas seputar topik apa yang bisa saya lakukan?

Langkah-langkah ini mengikuti format tiga tahap:

1. Jelas: Ikat ujung yang longgar dari minggu sebelumnya sehingga Anda dapat melihat ke masa depan.
2. Dapatkan saat ini: Rencanakan langkah-langkah yang perlu Anda ambil minggu depan untuk memajukan proyek apa pun yang sedang Anda kerjakan.
3. Menjadi kreatif: Pikirkan dan mulailah merencanakan hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk menggerakkan hidup Anda ke arah yang baru, atau untuk memajukan Anda melewati level Anda saat ini.

Pandangan lain tentang ulasan mingguan

Saya lebih suka menganggap ulasan mingguan saya sebagai serangkaian pertanyaan untuk dijawab, daripada serangkaian langkah untuk diselesaikan. Sementara saya masih mencoba untuk melakukan review mingguan (setiap dua minggu tampaknya lebih praktis bagi saya, meskipun), saya juga melakukan beberapa mini-review karena waktu memungkinkan di antara review penuh.

Ulasan mini hanya terdiri dari beberapa pertanyaan:Periklanan

1. Apa yang harus saya kerjakan dalam beberapa hari ke depan?
2. Apa tenggat waktu yang saya miliki?
3. Apakah ada proyek baru yang saya punya waktu untuk mulai mengerjakannya?

Saya melakukan ini dengan Moleskine saya di depan saya, mendaftar tugas saat saya memikirkan setiap pertanyaan itu. (Nanti, saya akan mentransfernya ke sistem manajemen tugas saya – tinjauan mini, bagi saya, semacam penangkapan daripada pemrosesan.)

Inti dari mini-review hanya untuk memastikan saya tetap di jalur dan tidak membiarkan sesuatu yang penting jatuh melalui celah. Ketika saya duduk untuk melakukan tinjauan lengkap, saya lebih peduli dengan cara hidup saya secara keseluruhan. Ulasan lengkap terdiri dari pertanyaan-pertanyaan ini:

1. Apa yang harus saya kerjakan dalam beberapa hari ke depan?
2. Apa tenggat waktu yang saya miliki?
3. Apakah ada proyek baru yang saya punya waktu untuk mulai mengerjakannya?
4. Apa yang salah selama seminggu terakhir? Pelajaran apa yang bisa saya ambil dari itu?
5. Apa yang terjadi selama seminggu terakhir? Bagaimana saya bisa memastikan lebih dari itu terjadi?
6. Seberapa baik saya memenuhi semua tugas dan kewajiban saya?
7. Apa yang akan datang yang harus saya persiapkan?
8. Bantuan seperti apa yang saya butuhkan?
9. Apakah semua yang saya lakukan berkontribusi pada kemajuan saya menuju tujuan saya? Apa yang bisa saya lakukan tentang hal-hal yang tidak?
10. Apakah saya senang dengan tempat saya berada? Apa yang ingin saya ubah?
11. Apa tujuan saya untuk minggu depan? Bulan? 90 hari?

Saya menyukai format pertanyaan/jawaban lebih baik daripada langkah-demi-langkah Allen karena a) Saya melakukan sebagian besar hal-hal praktis setiap hari, dan b) Saya suka bahwa fokus (sebagian besar) pertanyaan ini adalah saya, bukan daripada barang-barang saya.Periklanan

Bagaimanapun, itulah inti dari tinjauan – bukan untuk mengikuti hal-hal yang harus Anda lakukan tetapi untuk memeriksa diri Anda sendiri. Dan itu penting- kita cenderung menolak melihat diri kita terlalu dekat, entah karena merasa egois atau narsis, atau karena kita takut akan apa yang akan kita temukan jika kita melihat terlalu dekat .

Jika itu terdengar terlalu lembek untuk Anda, maka Anda mungkin lebih membutuhkannya daripada kebanyakan orang. Karena seperti yang terus saya katakan, inti dari semua hal produktivitas ini bukanlah untuk menyelesaikan lebih banyak. Ini untuk menjalani kehidupan yang lebih baik.