Bukan hanya Anda: Kami semua lebih sibuk dari sebelumnya. Melakukan tugas apa pun dengan cara yang efisien waktu terasa mustahil akhir-akhir ini.

Baik Anda seorang ibu yang bekerja, mahasiswa, atau pemilik usaha kecil, mengelola waktu Anda dapat menjadi tantangan. Di antara kelas, rapat, janji dengan dokter, dan acara sepulang sekolah anak-anak, bagaimana seseorang menemukan waktu untuk berolahraga atau, astaga, bersenang-senang?

Kita semua mendapatkan 24 jam dalam sehari. Jadi, bagaimana beberapa orang tampaknya mudah menyelesaikan tugas mereka sementara kita semua gagal? Mereka telah belajar bagaimana menjadi waktu yang efisien dan efektif.

Daftar isi

1. Apa Artinya Efisien Waktu?
2. Efektif vs. Efisien
3. 6 Cara Menjadi Efisien Waktu
4. Intinya
5. Lebih Lanjut Tentang Manajemen Waktu Time

Apa Artinya Efisien Waktu?

Merriam-Webster mendefinisikan efisien sebagai, Mampu menghasilkan hasil yang diinginkan dengan sedikit atau tanpa pemborosan (pada waktu atau material).^[1]Tapi apa artinya benar-benar efisien dalam cara Anda menghabiskan hari-hari Anda?

Menjadi efisien waktu berarti menegosiasikan keadaan setiap hari sambil memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk hal-hal yang tidak dapat dinegosiasikan seperti tidur dan perawatan diri. Efisiensi tidak selalu berarti duduk di meja di pagi hari, menyusun daftar tugas, dan meninggalkan kantor pada pukul 5 sore. Efisiensi berarti melakukan yang terbaik, terlepas dari faktor internal dan eksternal, menyisakan cukup waktu untuk mengurus diri sendiri.

Saya memulai hari kerja saya dengan menuliskan kiriman saya. Namun, tak terelakkan, saya terlibat dalam pertemuan tak terduga atau panggilan investor. Ya, saya bisa begadang semalaman mengerjakan pekerjaan untuk mencapai tenggat waktu saya — tetapi jika saya melakukannya, saya akan terlalu lelah keesokan harinya untuk menyelesaikan apa pun. Itu efektif, tidak efisien.

Agar efisien, saya mungkin membagi pekerjaan dengan rekan kerja, atau menyelesaikan setengah tugas dan meminta perpanjangan.

Saat Anda menyulap pekerjaan, menjadi orang tua, dan kehidupan sosial, Anda harus terus mengoptimalkan hari-hari Anda dan membuat diri Anda bertanggung jawab. Tapi, tentu saja, Anda tetap harus efektif juga.Periklanan

Efektif vs. Efisien

Sederhananya, menjadi efektif adalah tentang mencapai hasil tertentu; menjadi efisien berarti mencapai hasil itu tanpa membuang waktu atau usaha . Secara teori, Anda harus efisien waktu agar efektif, tetapi tidak selalu demikian.

Lihatlah seperti ini: Anda memiliki tugas untuk diselesaikan yang akan memakan waktu satu jam. Tetapi di antara gangguan seperti internet dan obrolan kantor, tugas itu berakhir dengan memakan waktu empat jam. Anda mencapai tujuan akhir Anda, jadi Anda efektif, tetapi Anda tidak efisien karena butuh waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Jika Anda memiliki pekerjaan yang membuat atap di atas kepala Anda dan makanan di atas meja Anda, itu berarti Anda cukup efektif di tempat kerja untuk mendapatkan gaji bulanan. Namun, gaji Anda mungkin tidak mencerminkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan di media sosial setiap periode pembayaran.

Pengecualiannya adalah pengusaha dan pekerja lepas. Untuk menghasilkan lebih banyak uang, orang yang memiliki bisnis harus efektif dan efisien.

6 Cara Menjadi Efisien Waktu

Efektivitas adalah produk sampingan dari efisiensi. Meskipun aman untuk mengatakan bahwa sebagian besar wirausahawan efisien, itu adalah keterampilan yang membutuhkan latihan.

Bahkan jika Anda tidak mencoba menjalankan bisnis yang menguntungkan, Anda masih bisa mendapatkan keuntungan dengan menjalankan cara yang dilakukan oleh para pemimpin bisnis yang sukses.

1. Tetapkan Tujuan Terukur

Meskipun setiap pengusaha memiliki metodenya sendiri, pakar produktivitas menyarankan pengaturan Tujuan SMART . Spesifik, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-dependent goals mendorong efisiensi dan efektivitas — tidak hanya dapat dicapai secara realistis, tetapi kemajuan menuju tujuan tersebut dapat diperiksa secara kuantitatif^[2].

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang sasaran SMART dengan video berikut:Periklanan

Katakanlah Anda ingin menghasilkan $ 100.000 per kuartal. Anda dapat menetapkan pencapaian mingguan sebesar .000, membuat sasaran lebih mudah dikelola dan memberi Anda bantalan jika Anda gagal dalam satu minggu.

Menetapkan tujuan membantu Anda menjadi efisien waktu karena memfokuskan energi Anda pada apa yang Anda inginkan. Itu, pada gilirannya, meningkatkan kemampuan Anda untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Komunikasikan Persyaratan Anda

Baik itu perencanaan makan atau pengembangan produk, sebagian besar proyek membutuhkan tim. Namun, itu tidak berarti Anda harus me-refresh email Anda setiap lima menit untuk pembaruan. Para profesional yang bekerja menghabiskan rata-rata 21 menit per hari hanya dengan memeriksa kotak masuk mereka secara berlebihan^[3]. Selama empat minggu kerja, itu hampir 7 jam sebulan Anda bisa mendapatkan kembali.

Pengusaha, khususnya, perlu berhati-hati dengan email. Pesan investor mungkin perlu ditanggapi dengan cepat, misalnya. Apakah benar-benar penting seberapa cepat Anda membaca email penyambutan karyawan yang Anda salin?

Jika seorang karyawan membutuhkan sesuatu segera, mintalah agar mereka menelepon Anda atau mampir ke kantor Anda. Tetapkan waktu dan persembahkan satu atau dua jam per minggu untuk menyisir kotak masuk lengkap Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.

3. Default untuk Percaya

Bahkan jika Anda tidak bekerja dengan tim, Anda masih bergantung pada orang lain. Ketika istri saya dan saya menambahkan ruang cuci di lantai atas di rumah kami, saya harus memercayai kontraktor untuk melakukan pekerjaan mereka. Saya harus memercayai istri saya untuk menjawab semua itu. Di mana Anda menginginkannya? pertanyaan yang pasti muncul.

Jika saya tidak gagal untuk percaya, saya akan memperlambat proyek dan bahkan mungkin membatalkannya sepenuhnya.

Belajarlah untuk memercayai orang lain dengan cara yang sama seperti Anda memercayai pasangan romantis Anda. Jadilah jelas tentang niat Anda. Pastikan tindakan Anda sesuai dengan kata-kata Anda, dan anggap orang lain juga melakukannya.Periklanan

Bersikaplah tulus dalam cara Anda berkomunikasi. Yang terpenting, terimalah bahwa orang lain adalah individu yang unik. Tidak semua orang bekerja atau berkomunikasi dengan cara yang sama, dan itu tidak masalah.

4. Beristirahatlah Secara Teratur

Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk sebuah proyek, semakin cepat Anda menyelesaikannya, bukan? Belum tentu.

Penelitian menunjukkan bahwa pekerja yang paling produktif dan efisien waktu sebenarnya paling banyak beristirahat. Sebuah studi oleh Draugiem Group menunjukkan bahwa ritme kerja yang ideal sebenarnya adalah 52 menit diikuti dengan istirahat 17 menit^[4]. Meskipun penelitian ini tidak melihat jenis pekerjaan lain, itu adalah taruhan yang adil bahwa istirahat mempromosikan efisiensi di seluruh papan.

Atur timer untuk mengingatkan Anda agar beristirahat setiap jam. Jika interval yang lebih pendek lebih sesuai untuk tugas Anda, coba: Teknik tomat . Kerjakan selama 25 menit, lalu lakukan hal lain untuk lima hal berikut:^[5]. Anda tidak hanya akan menyelesaikan lebih banyak, tetapi Anda juga tidak akan terlalu stres untuk boot.

5. Gunakan Sumber Daya Anda

Belum lama ini, saya harus menebang beberapa pohon di halaman saya untuk melindungi rumah saya. Saya bisa saja mengeluarkan gergaji busur dan menghabiskan satu jam berikutnya dengan perlahan-lahan memotong jalan saya melalui bagasi, tetapi saya tidak melakukannya, karena saya memiliki gergaji mesin di garasi. Setelah saya menyalakannya, pekerjaan pohon memakan waktu sekitar sepuluh menit, meninggalkan saya dengan waktu ekstra untuk tugas-tugas lain.

Lakukan pendekatan yang sama di tempat kerja. Jika Anda perlu mentransfer informasi antara beberapa jendela browser di komputer Anda, Anda dapat terus-menerus mengklik bolak-balik di antara beberapa tab. Atau Anda dapat menghubungkan monitor cadangan yang ada di penyimpanan, yang akan membantu Anda bekerja lebih cepat dan membuat lebih sedikit kesalahan.

6. Tahu Kapan Harus Mengatakan Tidak

Proyek-proyek kecil memiliki kebiasaan buruk menggelembung menjadi yang lebih besar. Jika semua yang Anda mulai lakukan adalah memotong halaman Anda, patuhi itu. Jangan katakan pada diri sendiri (atau biarkan orang lain memberi tahu Anda) bahwa Anda juga harus memangkas semak-semak dan mencabut rumput liar.

Selesaikan apa yang Anda inginkan dan lanjutkan. Itu efektif sekaligus efisien waktu.Periklanan

Bagaimana jika itu proyek kerja? Anda mungkin tidak dapat mengatakan tidak secara langsung kepada atasan Anda, tetapi Anda dapat menyarankan alternatif. Jika Anda khawatir suatu tugas membuang-buang waktu, buang ide lain.

Jika Anda benar-benar tidak punya waktu di kalender Anda, minta dia untuk membantu Anda memprioritaskan daftar proyek Anda. Lakukan dengan benar, dan bos Anda mungkin berterima kasih karena telah menghemat waktu perusahaan.

Memiliki pemahaman penuh tentang manajemen waktu adalah kunci untuk mengetahui kapan harus mengatakan tidak dan kapan sesuatu bisa masuk akal untuk investasi waktu.

Pelajari lebih lanjut tentang seni mengatakan tidak dengan artikel ini.

Intinya

Perencanaan adalah kuncinya. Apakah Anda seorang pengusaha seperti saya atau orang tua yang tinggal di rumah, Anda memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaan itu sendiri mungkin berbeda, tetapi nilai efisiensi dan efektivitas waktu tidak. Jika Anda ingin sukses — dan memiliki waktu luang untuk diri sendiri — pikirkan sebelum Anda menghabiskan hari.

Bekerja dengan bijak lebih baik daripada bekerja keras. Belajar memercayai orang lain lebih penting daripada hasil yang terlihat persis seperti yang Anda pikirkan. Efisiensi dan efektivitas mungkin berbeda, tetapi keduanya bermuara pada dua hal: memiliki rencana dan berputar sesuai kebutuhan.

Lebih Lanjut Tentang Manajemen Waktu Time

• 20 Tips Manajemen Waktu Cepat untuk Meningkatkan Produktivitas Anda Your
• 10 Cara Praktis untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda
• Bagaimana Menjadi Produktif di Tempat Kerja: 9 Aturan Dasar

Kredit foto unggulan: Alex Presa melalui unsplash.com

Referensi