Penting untuk dapat membuat catatan yang baik karena catatan ini dapat menjadi inspirasi dan ide Anda nantinya. Jika catatan Anda berantakan, Anda mungkin tidak dapat mengingat apa yang telah Anda pelajari.

Penulis Tim Ferriss memiliki seluruh raknya yang tidak berisi apa-apa selain buku catatan yang diisi dengan coretan hariannya. Tidak ada yang berbasa-basi, guru pengoptimalan diri pernah menulis:^[1]

Saya membuat catatan seperti beberapa orang menggunakan narkoba.

Pendiri Virgin Group Richard Branson adalah pencatat lain yang rajin:^[dua]

Beberapa perusahaan Virgin yang paling sukses telah lahir dari momen acak – jika kami tidak membuka buku catatan kami, itu tidak akan pernah terjadi.

Di perguruan tinggi, ada penekanan yang kuat pada pencatatan yang efektif — saya masih memiliki beberapa tumpukan buku catatan spiral saya sendiri, yang diisi dengan catatan kuliah yang ditulis dengan kasar. Namun, begitu kita memulai karir profesional kita, banyak dari kita kehilangan kebiasaan itu. Tetapi menyimpan catatan tertulis dari semua konten baru — selama rapat, curah pendapat, dan saat membaca — tetap menjadi alat produktivitas dan pembelajaran yang penting.

Sebagai CEO perusahaan saya sendiri, saya jarang ketahuan tanpa notepad. Waktu adalah sumber daya saya yang paling berharga dan pencatatan memungkinkan saya mengekstrak nilai paling banyak dari cara saya memilih untuk membelanjakan milik saya. Ini juga memberi sinyal kepada karyawan saya untuk melakukan hal yang sama.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengoptimalkan kebiasaan sederhana ini, berikut adalah beberapa tip yang didukung oleh para ahli tentang cara membuat catatan yang baik.Periklanan

1. Jadilah Sekolah Tua — dan Gunakan Kata-Kata Anda Sendiri

Seperti ayam atau telur, ini adalah pertanyaan mendasar: haruskah saya menggunakan buku catatan kertas atau aplikasi pencatat digital?

Menulis untuk Harvard Business Review, Alexandra Samuel sangat menganjurkan pencatatan digital. Dia berpendapat bahwa membuat catatan dengan aplikasi seperti Evernote adalah penggunaan waktu yang paling efisien dan membuat pengambilan di kemudian hari menjadi cepat dan mudah.^[3]

Tidak semua orang setuju. Menurut Maggy McGloin, kontributor Harvard Business Review lainnya, penelitian telah menemukan bahwa pencatatan analog memiliki manfaat nyata. Dalam satu penelitian, para peneliti menemukan bahwa pencatat digital membuat catatan seperti transkripsi yang lebih panjang, dibandingkan dengan penulis tangan, dan secara signifikan lebih buruk pada pertanyaan konseptual selanjutnya.^[4]

Bahkan ketika peserta secara eksplisit diinstruksikan untuk tidak mencatat kata demi kata, pengetik terus menulis dengan cara seperti transkripsi. Saat mengetik mendorong transkripsi tanpa berpikir, tulisan tangan mendorong kita untuk membuat catatan yang lebih ringkas dan menyaring informasi untuk meningkatkan pemahaman.

Menggunakan laptop atau tablet juga membuka lebih banyak gangguan, seperti memeriksa umpan Twitter Anda atau melihat apa yang baru di Facebook. Anehnya, penjelajahan web satu orang dapat berdampak negatif terhadap pembelajaran tetangganya. Dalam satu penelitian, peserta siswa yang dapat melihat layar laptop multitasker – dalam hal ini, melihat waktu menonton film – mendapat skor 17 persen lebih rendah pada tes pemahaman daripada siswa yang tidak memiliki gangguan seperti itu.^[5]

Secara pribadi, saya adalah pengguna notebook analog — saya merasa lebih mudah untuk fokus dan ini memaksa saya untuk menerjemahkan informasi ke dalam tulisan saya sendiri. Lain pencatat sekolah tua termasuk Bill Gates, yang lebih suka buku catatan kuning, dan George Lucas, yang membawa buku catatan saku.

Tetapi bahkan jika Anda tidak dapat berpisah dengan laptop atau tablet Anda, hindari menyalin kata demi kata. Berlatih tidak hanya mendengarkan, tetapi memproses apa yang dikatakan dan menggunakan kata-kata Anda sendiri.

2. Cermat dengan Struktur

Hal lain yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda menuliskan sesuatu: bagaimana menyusun catatan Anda. Memanfaatkan metode organisasi yang konsisten adalah kunci untuk merujuk kembali ke catatan Anda nanti.Periklanan

Journal of Reading membandingkan metode yang berbeda dan menemukan bahwa catatan terstruktur yang paling ketat — dengan urutan hierarkis dan subbagian bernomor — mendapat skor tertinggi dalam hal kualitas dan akurasi. Yang terbaik kedua adalah metode dua kolom, di mana penulis menggunakan kolom kiri untuk informasi baru dan kolom kanan untuk poin tindak lanjut dan tema utama.^[6]

Tim Ferriss bersumpah dengan pengindeksan, yang melibatkan penomoran halaman buku atau buku catatan secara manual dan membuat indeks topik yang cepat dan mudah dipindai di dalam sampul depan atau belakang.

Maria Popova, pencipta Brainpickings.org yang sangat populer, mengobrak-abrik banyak buku setiap minggu dan memasukkan pembelajarannya ke dalam posting blog harian.

Dia mampu memahami konsep seluruh buku dengan kecepatan sangat tinggi menggunakan metode pengindeksan. Seperti yang dijelaskan kepada Tim Ferriss, Popova membuat indeks alternatif di halaman terakhir (biasanya kosong), di mana dia mencatat ide-ide penting saat dia membaca. Di samping ide-ide itu, dia akan membuat daftar halaman di mana mereka muncul. Kemudian, Popova menggunakan catatan analog ini, berdasarkan ide dan bukan kata kunci, untuk mensintesis sebuah buku begitu dia siap untuk menulis tentangnya.^[7]

Saya menggunakan teknik organisasi sebanyak yang saya bisa — pengindeksan, headline, penomoran dan bulleting. Saya juga meninggalkan margin untuk pertanyaan, pengamatan, dan langkah tindakan saya — yang mengarah ke strategi saya selanjutnya.

3. Catat Pertanyaan dan Wawasan Anda

Apapun struktur yang Anda pilih, selalu sisakan ruang untuk refleksi pribadi Anda. Pelatih CEO Global Sabina Nawaz merekomendasikan penggunaan margin lebar, di mana Anda dapat menuliskan ide, penilaian, sanggahan, dan pertanyaan Anda untuk setiap poin yang telah Anda tulis. Nawaz menjelaskan,^[8]

Dengan menandai mereka ke samping, Anda memisahkan pikiran Anda sendiri dari apa yang orang lain katakan.

Teknik ini tidak hanya memaksa Anda untuk terus terlibat dan menganalisis informasi yang Anda terima — membantu pembelajaran dan pemahaman, daripada transkripsi hafalan — tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengatur pertanyaan tindak lanjut dan tindakan selanjutnya.Periklanan

Segera setelah saya menyelesaikan rapat atau konferensi, saya meninjau margin saya dan mengirim email kepada diri saya sendiri daftar langkah selanjutnya — seperti email ke draft, janji untuk membuat atau inspirasi untuk menulis artikel. Dengan begitu saya memastikan bahwa saya menerjemahkan ide-ide baru ke dalam rencana yang dapat ditindaklanjuti.

4. Rekam Perilaku Non-Verbal

Seorang kolega memberi tahu Anda: Kami siap membagikan produk baru kami dengan perusahaan minggu depan. Tapi bahasa tubuhnya—gelisah gugup dan tatapan khawatir—tidak menunjukkan kepercayaan diri yang tinggi. Dalam situasi itu, catat pengamatan Anda dan buat poin untuk membawanya nanti.

Hei Neil, Anda bilang Anda sudah siap sebelumnya, tapi saya ingin tahu apakah Anda ingin menjalankan presentasi oleh saya dan menyelesaikan masalah apa pun.

Kami banyak berkomunikasi dengan perilaku nonverbal , termasuk bahasa tubuh, sikap, dan pengaruh kita. Menurut Patti Wood, seorang ahli bahasa tubuh dan penulis buku Snap: Memaksimalkan Kesan Pertama, Bahasa Tubuh, dan Karisma , dalam interaksi tatap muka hanya dengan satu orang, Anda dapat bertukar hingga 10.000 isyarat nonverbal dalam waktu kurang dari satu menit — mungkin lebih dari sekadar kata-kata kita.^[9]

Terkadang, apa yang tidak dikatakan sama berharganya dengan apa yang ada. Misalnya, jika saya memberikan presentasi dan mendapatkan jangkrik ketika saya mengajukan pertanyaan, itu mungkin menandakan bahwa saya telah melakukan pekerjaan yang luar biasa. Tapi itu juga bisa berarti bahwa rekan kerja saya tidak mau menantang perspektif saya. Dan seperti yang telah saya tulis sebelumnya, konflik yang sehat sangat penting untuk pertumbuhan dan inovasi organisasi.

Perilaku non-verbal dapat mengungkapkan masalah yang perlu segera ditangani. Berinvestasi lebih banyak untuk mencatat dan menangani pengamatan ini dapat menghemat waktu.

5. Tinjau Nanti

Mencatat melayani dua fungsi: untuk mengatur dan menyimpan konten baru dan secara kognitif menyandikan konten itu. Dengan kata lain, ini adalah sarana untuk menyimpan dan mempelajari informasi baru.^[10]Fungsi penyimpanan fisik itu tidak berguna kecuali Anda benar-benar meninjau catatan Anda nanti dan merenungkan apa yang telah Anda tulis.

Penelitian tentang kinerja tes siswa menyoroti pentingnya meninjau. Satu studi dari tahun 80-an yang diterbitkan dalam Teaching of Psychology Journal menemukan bahwa siswa membuat kesalahan dalam ujian bukan karena mereka membuat catatan yang buruk, tetapi karena mereka tidak membacanya kembali sebelumnya.^[sebelas] Periklanan

Meskipun Anda mungkin berada di luar hari-hari menjejalkan untuk ujian, mengingat apa yang Anda pelajari sama, jika tidak lebih penting, untuk karir Anda — karena tidak lagi membayar untuk melupakan informasi baru begitu kita selesai diuji.

Seperti yang ditulis Richard Branson:^[12]

Jangan hanya membuat catatan demi mencatat, telusuri ide-ide Anda dan ubah menjadi tujuan yang dapat ditindaklanjuti dan terukur.

Itu sebabnya saya memblokir waktu di kalender saya setidaknya sekali seminggu untuk membaca catatan saya — mulai dari rapat, konferensi, panggilan telepon, apa saja. Sebagai CEO, jarang ada momen di hari saya yang tidak menghasilkan beberapa ide yang ditulis.

6. Siapkan Catatan Sebelum Rapat Juga

Satu nasihat terakhir: jangan pernah masuk ke rapat dengan tangan kosong. Untuk memaksimalkan efisiensi, selalu siapkan catatan sebelumnya, termasuk materi untuk dibahas, pertanyaan, dan item tindakan.

Tidak ada yang mencontohkan ini lebih baik daripada COO Facebook Sheryl Sandberg. Dalam profil Fortune, Miguel Helft menulis:^[13]

Hari-harinya adalah kesibukan rapat yang dia jalankan dengan bantuan buku catatan spiral yang jelas tidak digital. Di atasnya, dia menyimpan daftar poin diskusi dan item tindakan. Dia mencoretnya satu per satu, dan begitu setiap item di halaman diperiksa, dia merobek halaman itu dan pindah ke halaman berikutnya. Jika setiap item selesai 10 menit dalam satu jam rapat, rapat selesai.

Ini mungkin satu-satunya jenis catatan yang tidak perlu Anda simpan untuk ditinjau nanti (kecuali jika Anda merekam lebih banyak catatan di halaman yang sama).Periklanan

Bersama-sama, strategi pencatatan ini dapat membantu Anda mengatur rapat dan merampingkan hari kerja Anda.

Lebih Banyak Tips Mencatat

• Cara Membuat Catatan: 3 Teknik Mencatat yang Efektif
• Cara Mengatur Catatan dan Berhenti Merasa Terserak
• Cara Menggunakan Catatan Tempel untuk Membaca Dan Belajar Lebih Produktif

Kredit foto unggulan: Kaleidico melalui unsplash.com

Referensi