Setiap orang telah mendengar istilah produktivitas, dan orang membicarakannya tentang seberapa tinggi produktivitas dan bagaimana meningkatkannya. Tetapi lebih sedikit yang tahu bagaimana mengukur produktivitas, atau bahkan apa sebenarnya yang sedang kita bicarakan saat menggunakan istilah produktivitas.

Dalam bentuknya yang paling sederhana, rumus produktivitas terlihat seperti ini: Keluaran Masukan = Produktivitas .

Misalnya, Anda memiliki dua tenaga penjualan yang masing-masing melakukan 10 panggilan ke pelanggan per minggu. Yang pertama rata-rata 2 penjualan per minggu dan yang kedua rata-rata 3 penjualan per minggu. Dengan memasukkan nomor kami mendapatkan tingkat produktivitas berikut untuk setiap tenaga penjualan.

Untuk tenaga penjual satu, outputnya adalah 2 penjualan dan inputnya adalah 10 penjualan: 2 10 = .2 atau 20% produktifitas. Untuk tenaga penjual dua, outputnya adalah 3 penjualan dan inputnya adalah 10 penjualan: 3 10 = .3 atau 30% produktifitas.

Mengetahui bagaimana mengukur dan menafsirkan produktivitas adalah aset yang tak ternilai bagi manajer atau pemilik bisnis di dunia saat ini. Sebagai contoh, dalam skenario di atas, tenaga penjual #1 jelas tidak bekerja sebaik tenaga penjual #2.

Mengetahui informasi ini, sekarang kita dapat menentukan tindakan yang harus diambil dengan tenaga penjual #1 dengan lebih baik.

Beberapa kemungkinan hasil mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan internal untuk tenaga penjualan tersebut, atau meminta mereka menemani tenaga penjualan yang lebih produktif untuk mempelajari teknik yang lebih baik. Mungkin saja tenaga penjual #1 tidak cocok untuk penjualan dan akan melakukan pekerjaan yang lebih baik di posisi yang berbeda.

Bagaimana Mengukur Produktivitas Dengan Teknik Manajemen

Mengetahui cara mengukur produktivitas memungkinkan Anda untuk menyempurnakan bisnis Anda dengan meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan:

1. Identifikasi Tujuan Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Memiliki pemahaman yang baik tentang tujuan Anda (atau perusahaan Anda) adalah kunci untuk mengukur produktivitas.

Misalnya, jika Anda tujuan perusahaan adalah untuk memaksimalkan pangsa pasar, Anda akan ingin mengukur produktivitas tim Anda dengan kemampuan mereka untuk mendapatkan pelanggan baru, tidak harus pada penjualan aktual yang dibuat.

2. Bagi Tujuan Menjadi Tujuan Mingguan yang Lebih Kecil

Tujuan jangka panjang Anda mungkin untuk mendapatkan 1.000 pelanggan baru dalam setahun. Itu akan menjadi 20 pelanggan baru per minggu. Jika Anda memiliki 5 orang di tim Anda, maka masing-masing perlu mendatangkan 4 pelanggan baru per minggu.

Sekarang setelah Anda memecahnya, Anda dapat melacak produktivitas setiap orang dari minggu ke minggu hanya dengan memasukkan nomor:Periklanan

Produktivitas = jumlah pelanggan baru jumlah panggilan penjualan yang dilakukan

3. Buat Sistem

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa setiap kali Anda masuk ke McDonald's, mesin penggorengan Prancis selalu ada di sebelah kiri Anda?

Ini karena McDonald's membuat sistem. Mereka telah menentukan bahwa cara paling efisien untuk menyiapkan dapur adalah dengan selalu memiliki mesin penggorengan Prancis di sebelah kiri saat Anda masuk.

Anda dapat melakukan hal yang sama dan menyesuaikannya dengan bisnis Anda.

Katakanlah Anda tahu bahwa tenaga penjualan Anda yang paling produktif menghasilkan penjualan paling banyak antara jam 3 dan 7 malam. Jika tenaga penjualan lain bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 4 sore, Anda berpotensi dapat meningkatkan produktivitas melalui sesuatu yang sederhana seperti menyesuaikan hari kerja.

Mengetahui cara mengukur produktivitas memungkinkan Anda mengatur, memantau, dan menyempurnakan sistem untuk memaksimalkan output.

4. Evaluasi, Evaluasi, Evaluasi!

Kami telah membahas penggunaan angka produktivitas ini untuk mengevaluasi dan memantau karyawan Anda, tetapi jangan lupa untuk mengevaluasi diri Anda menggunakan pengukuran yang sama ini.

Jika Anda telah menyiapkan sistem untuk melacak dan mengukur kinerja karyawan, tetapi Anda masih belum mencapai tujuan, mungkin sudah saatnya untuk melihat gaya manajemen Anda. Lagipula, manajemen Anda adalah bagian besar dari sisi masukan persamaan kita.

Apakah Anda lebih dari tipe manajer wortel atau tongkat? Mungkin Anda bisa mencoba menjadi tipe yang berlawanan untuk melihat apakah itu mengubah produktivitas. Apakah Anda mengelola karyawan Anda sebagai sebuah kelompok? Mungkin mengambil pendekatan yang lebih satu lawan satu akan menjadi cara yang lebih baik untuk memanfaatkan kekuatan dan kelemahan masing-masing individu.

Ingatlah bahwa Anda dan gaya manajemen Anda berkontribusi langsung pada produktivitas karyawan Anda.

5. Gunakan Skala Penilaian

Memiliki tujuan yang jelas dan ringkas untuk masing-masing karyawan adalah bagian penting dari setiap upaya untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Setelah Anda menetapkan tujuan atau sasaran, penting bagi karyawan Anda untuk diberikan umpan balik secara teratur mengenai kemajuan mereka.

Menggunakan skala penilaian adalah cara yang baik untuk memberikan representasi visual standar dari kemajuan. Menggunakan skala 1-5 atau 1-10 adalah cara yang baik untuk memberikan umpan balik yang jelas dan ringkas secara individual.Periklanan

Ini juga merupakan cara yang baik untuk melacak kemajuan dan pertumbuhan jangka panjang di area yang perlu ditingkatkan.

6. Pekerjakan Pembeli Misteri

Ini sangat membantu dalam operasi ritel di mana layanan pelanggan sangat penting. Seorang pembelanja misterius dapat memberikan umpan balik berdasarkan apa yang mungkin dialami oleh pelanggan biasa.

Anda dapat menyewa pembelanja Anda sendiri, atau ada perusahaan yang akan menyediakannya untuk Anda. Apa pun rute yang Anda pilih, penting bagi para pembeli misteri untuk memiliki daftar periksa standar untuk evaluasi mereka.

Anda dapat meminta evaluasi untuk keramahan karyawan Anda, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyapa pembeli, pengetahuan karyawan tentang produk atau layanan, dan apa saja yang penting untuk operasi ritel.

7. Tawarkan Formulir Umpan Balik

Menggunakan formulir umpan balik adalah cara yang bagus untuk mendapatkan masukan langsung dari pelanggan yang sudah ada. Hanya ada beberapa hal yang perlu diingat saat menggunakan formulir umpan balik.

Pertama, buat formulir singkat, maksimal 2-3 pertanyaan dengan ruang untuk komentar tambahan. Meminta orang untuk mengisi formulir panjang dengan banyak pertanyaan akan secara signifikan mengurangi jumlah informasi yang Anda terima.

Kedua, ketahuilah bahwa pelanggan lebih cenderung mengirimkan formulir umpan balik ketika mereka tidak senang atau memiliki keluhan daripada ketika mereka puas.

Anda dapat mengimbangi kecenderungan ini dengan meminta semua orang untuk mengikuti survei di akhir interaksi mereka. Ini akan meningkatkan kepatuhan dan memberi Anda pengalaman pelanggan yang lebih luas, yang akan membantu saat Anda mempelajari cara mengukur produktivitas.

8. Lacak Efektivitas Biaya

Ini adalah metrik yang bagus untuk dimiliki, terutama jika karyawan Anda memiliki kebijaksanaan atas anggaran mereka. Anda dapat melacak berapa banyak yang dibelanjakan setiap orang dan bagaimana mereka membelanjakannya terhadap produktivitas mereka.

Sekali lagi, ini mudah untuk dimasukkan ke dalam persamaan: Produktivitas = jumlah uang yang dibawa jumlah uang yang dikeluarkan .

Memiliki informasi ini sangat berguna dalam memperkirakan pengeluaran dan memperkirakan anggaran.

9. Gunakan Evaluasi Diri

Meminta staf Anda untuk melakukan evaluasi diri bisa menjadi win-win untuk semua orang. Penelitian telah menunjukkan bahwa ketika karyawan merasa bahwa mereka terlibat dan masukan mereka ditanggapi dengan serius, semangat kerja meningkat. Dan seperti yang kita semua tahu, tinggi semangat kerja karyawan diterjemahkan ke dalam produktivitas yang lebih tinggi .Periklanan

Menggunakan evaluasi diri juga merupakan cara yang baik untuk memastikan bahwa tujuan karyawan dan pemberi kerja sejalan.

10. Pantau Manajemen Waktu

Ini adalah pembunuh produktivitas nomor satu di tempat kerja. Waktu yang dihabiskan untuk menjelajahi internet, bermain game, memeriksa email, dan melakukan panggilan pribadi semuanya berkontribusi pada produktivitas yang lebih rendah^[1].

Triknya adalah membatasi kegiatan ini tanpa menjadi sombong dan mempengaruhi moral. Penelitian telah menunjukkan bahwa kebanyakan orang akan mematuhi aturan yang mereka rasa adil dan berlaku untuk semua orang secara setara.

Meskipun idealnya, kita mungkin berpikir bahwa tidak satu pun dari kegiatan ini harus dilakukan pada waktu perusahaan, karyawan hampir pasti akan memiliki pendapat yang berbeda. Dari sudut pandang produktivitas, yang terbaik adalah memiliki kebijakan dan aturan yang dianggap adil bagi kedua belah pihak saat Anda mempelajari cara mengukur produktivitas.

11. Analisis Akuisisi Pelanggan Baru

Kita semua pernah mendengar ungkapan bahwa mendapatkan pelanggan baru lebih mahal daripada mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Dan meskipun itu sangat benar, agar bisnis Anda terus berkembang, Anda perlu terus menambah pelanggan baru.

Mengetahui bagaimana mengukur produktivitas melalui akuisisi pelanggan baru akan memastikan bahwa uang pemasaran Anda dihabiskan dengan cara yang seefisien mungkin. Ini adalah metrik lain yang mudah dimasukkan ke dalam rumus: Produktivitas = jumlah pelanggan baru jumlah uang yang dikeluarkan untuk mendapatkan pelanggan tersebut .

Misalnya, jika Anda menjalankan kampanye iklan apa pun, Anda dapat membandingkan hasil dan mendasarkan pengeluaran Anda di masa mendatang.

Katakanlah total anggaran iklan Anda adalah .000. Anda memasukkan .000 ke iklan televisi, 0 ke iklan radio, dan 0 ke iklan cetak. Ketika Anda melacak hasilnya, Anda menemukan bahwa iklan televisi Anda menghasilkan 50 pelanggan baru, iklan radio Anda menghasilkan 15 pelanggan baru, dan iklan cetak Anda menghasilkan 9 pelanggan baru.

Mari kita masukkan angka-angka itu ke dalam persamaan kita. Televisi menghasilkan 50 pelanggan baru dengan biaya .000 (50 2000 = 0,025, atau tingkat produktivitas 2,5%). Iklan radio menghasilkan 15 pelanggan baru dan biaya 0 (15 700 = 0,022, atau tingkat produktivitas 2,2%). Iklan cetak mendatangkan 9 pelanggan baru dan biaya 0 (9 300 = 0,03, atau 3% laba atas produktivitas).

Dari analisis ini, jelas bahwa Anda akan mendapatkan keuntungan terbesar untuk dolar iklan Anda menggunakan iklan cetak.

12. Memanfaatkan Umpan Balik Sejawat

Ini sangat berguna ketika orang-orang yang bekerja dalam tim atau kelompok. Sementara penilaian diri bisa sangat berguna, rata-rata orang terkenal buruk dalam menilai kemampuan mereka sendiri.Periklanan

Tanyakan saja pada ruangan yang penuh dengan orang berapa banyak yang menganggap diri mereka sebagai pengemudi di atas rata-rata dan Anda akan melihat 70% tangan terangkat^[2]! Sekarang kita jelas tahu bahwa pada kenyataannya sekitar 25% pengemudi di bawah rata-rata, 25% di atas rata-rata, dan 50% rata-rata.

Apakah semua orang ini berbohong? Tidak, mereka hanya tidak memiliki penilaian yang akurat tentang kemampuan mereka sendiri.

Itu sama di tempat kerja. Menggunakan umpan balik rekan akan sering memberikan penilaian yang lebih akurat tentang kemampuan seseorang daripada penilaian diri.

13. Dorong Inovasi dan Jangan Menghukum Kegagalan

Dalam hal produktivitas, mendorong masukan karyawan dan mengadopsi ide-ide mereka dapat menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas. Pastikan bahwa setiap perubahan yang Anda adopsi diterjemahkan ke dalam produktivitas yang lebih tinggi.

Katakanlah seseorang datang kepada Anda meminta anggaran hiburan sehingga mereka dapat mengajak calon pelanggan bermain golf atau makan malam. Dengan memanfaatkan metrik produktivitas sederhana, Anda dapat dengan mudah menghasilkan analisis biaya manfaat dan memperluas program ke seluruh tim penjualan, atau menghentikannya sepenuhnya.

Apa pun itu, Anda telah memperoleh pengetahuan yang berharga dan meningkatkan moral dengan menyertakan karyawan di keputusan membuat proses .

14. Gunakan Penilai Eksternal

Menggunakan evaluator eksternal adalah puncak dari evaluasi objektif. Perusahaan yang memberikan evaluasi profesional menggunakan personel yang sangat terlatih yang bahkan berspesialisasi dalam industri tertentu.

Mereka akan merancang analisis lengkap tingkat produktivitas bisnis Anda. Dalam laporan akhir mereka, mereka akan menawarkan saran dan rekomendasi tentang cara meningkatkan produktivitas.

Sementara manfaat dari evaluasi profesional banyak, biayanya membuat mereka menjadi penghalang bagi sebagian besar bisnis.

Pikiran Akhir

Ini hanyalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan saat mempelajari cara mengukur produktivitas. Beberapa mungkin bekerja untuk situasi khusus Anda, dan beberapa mungkin tidak.

Hal terpenting untuk diingat ketika memutuskan bagaimana melacak produktivitas adalah memilih metode yang konsisten dengan tujuan Anda. Setelah Anda memutuskan itu, itu hanya masalah terus memantau kemajuan Anda, membuat penyesuaian kecil, dan menganalisis hasil penyesuaian tersebut.

Dunia bisnis berubah dengan cepat, dan memiliki alat yang tepat untuk melacak dan memantau produktivitas Anda dapat memberi Anda keunggulan dalam persaingan.Periklanan

Kiat Produktivitas Lainnya

• 50 Cara Meningkatkan Produktivitas dan Mencapai Lebih Banyak Dalam Waktu Lebih Sedikit
• 35 Tip Cepat dan Sederhana untuk Produktivitas Lebih Baik
• 40 Kutipan Produktivitas yang Kuat Dari Orang-Orang yang Sangat Sukses

Kredit foto unggulan: William Iven melalui unsplash.com

Referensi