Seberapa baik Anda mengatur waktu Anda? Jika Anda seperti kebanyakan dari kami, jawaban Anda mungkin tidak terlalu baik. Anda mungkin sering merasa tidak cukup waktu dalam sehari. Mungkin Anda bahkan menemukan Anda terus-menerus harus bekerja lembur untuk mencapai tenggat waktu Anda. Mungkin Anda bahkan merasa terlalu sibuk sehingga Anda melewatkan makan dan tidur . Ini semua adalah tanda klasik bahwa Anda mungkin tidak mengatur waktu secara efektif.

Benjamin Franklin pernah berkata bahwa waktu adalah uang. Seperti halnya uang, waktu juga harus dikelola dengan baik. Jika Anda mengatur waktu dengan benar, Anda akan menemukan keseimbangan yang tepat antara waktu kerja, waktu luang, dan waktu istirahat Anda. Anda secara efektif mencapai hal-hal yang paling berarti dalam hidup Anda. Selain itu, Anda mengurangi tingkat stres dan merasa jauh lebih bahagia. Untuk membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efektif, berikut ini: sepuluh keterampilan manajemen waktu yang terbukti kamu harus belajar hari ini.

1. Tetapkan Tujuan

Sasaran memberi Anda visi, fokus, dan tujuan yang ingin dicapai. Mereka membantu Anda memiliki pikiran yang jernih tentang ke mana Anda ingin pergi dan cara terbaik untuk mengatur waktu dan sumber daya Anda untuk sampai ke sana. Dengan menetapkan tujuan, Anda dapat mengidentifikasi apa yang layak untuk menghabiskan waktu Anda dan apa gangguan yang harus dihindari.

Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri di mana Anda ingin berada dalam waktu enam bulan. Anda dapat melangkah lebih jauh dan melihat di mana Anda ingin berada di tahun depan atau bahkan dekade dari sekarang. Tetapkan tujuan pribadi dan profesional yang realistis dan dapat dicapai. Ini adalah langkah penting untuk memastikan Anda mengelola waktu dengan lebih baik.Periklanan

2. Prioritaskan

Memprioritaskan tidak dapat terlalu ditekankan dalam hal manajemen waktu yang efektif. Mungkin sulit untuk mengetahui tugas apa yang harus ditangani terlebih dahulu, terutama ketika membanjirnya tugas yang semuanya tampak mendesak. Namun, relatif mudah untuk memprioritaskan kegiatan jika Anda sudah memiliki tujuan yang jelas. Tanyakan pada diri Anda tiga pertanyaan dasar untuk mengetahui tugas apa yang harus diprioritaskan:

• Mengapa saya melakukan tugas atau aktivitas ini?
• Bagaimana tugas ini membantu saya mencapai tujuan saya?
• Sejauh mana tugas yang saya lakukan ini membantu saya mencapai tujuan saya?

Lakukan hal yang paling penting terlebih dahulu.

3. Simpan Daftar Tugas

Daftar tugas (atau daftar tugas ) adalah sistem pengingat yang memberi tahu Anda kapan Anda perlu melakukan apa. Menyimpan daftar tugas membantu Anda tetap teratur dan di atas segalanya. Ini membantu memecah hal-hal menjadi tugas atau langkah kecil yang dapat dikelola sehingga Anda tidak pernah lupa untuk melakukan hal-hal penting. Jangan mencoba mengingat semua yang perlu Anda lakukan di kepala Anda. Dalam kebanyakan kasus, mencoba mengingat semuanya tidak akan berhasil. Sebaliknya, simpan daftar tugas. Perencana harian, mingguan, atau bulanan sederhana di buku catatan atau buku harian dapat melakukannya.

Tuliskan hal-hal yang perlu Anda lakukan, termasuk rapat, janji temu, dan tenggat waktu. Prioritaskan item dalam daftar Anda dengan membuat daftar item dalam urutan kepentingan dari prioritas tinggi ke item prioritas rendah atau menyoroti tugas-tugas mendesak atau penting dalam daftar Anda dengan tanda bintang. Coret tugas yang sudah selesai sesering Anda menambahkan tugas baru di daftar tugas Anda untuk memastikan Anda terus bergerak maju. Periklanan

4. Jadwalkan Tugas

Sebuah jadwal bertahan dari kekacauan dan keinginan, kata penulis Annie Dillard. Jika Anda adalah orang pagi dan merasa paling kreatif dan produktif di pagi hari, jadwalkan tugas bernilai tinggi di pagi hari pada waktu puncak kreatif/produktif Anda. Jika kreativitas dan energi Anda meningkat saat matahari terbenam, jadwalkan tugas dengan prioritas tinggi. Waktu senggang Anda dapat dijadwalkan untuk tugas-tugas yang kurang penting seperti memeriksa email atau membalas panggilan telepon.

Pahami ritme waktu puncak dan waktu mati Anda dan jadwalkan tugas dengan tepat untuk memanfaatkan waktu puncak sebaik-baiknya. Ingat Anda tidak menemukan waktu untuk hal-hal penting; Anda membuat waktu untuk hal-hal penting terbaik dengan penjadwalan.

5. Fokus pada Satu Tugas Sekaligus

Anda menyelesaikan lebih banyak dalam waktu sesingkat mungkin ketika Anda beralih antara berbicara di ponsel, menjelajahi internet, dan membuat catatan, bukan? Salah! Menurut belajar diterbitkan oleh American Psychological Association, Anda benar-benar menghabiskan antara 20 dan 40 persen lebih banyak waktu ketika Anda melakukan banyak tugas. Selain menghabiskan waktu dan efisiensi Anda , multitasking juga dapat mengurangi kualitas pekerjaan Anda.

Lupakan multitasking. Anda tidak mengatasi beban kerja Anda dengan melakukan banyak tugas. Lebih fokus pada menyelesaikan satu tugas pada satu waktu. Menyelesaikan tugas secara berurutan satu per satu mengarah pada penggunaan waktu yang lebih baik, kata para peneliti studi. Beralih dari satu tugas ke tugas lainnya biasanya tidak menggunakan waktu dengan baik.Periklanan

6. Minimalkan Gangguan

Baik itu peringatan email klien, panggilan telepon dari teman atau obrolan IM dengan prospek saat bekerja, gangguan adalah penghalang untuk penggunaan waktu yang efektif. Gangguan memecah konsentrasi Anda, menurunkan produktivitas Anda dan sering kali mencegah Anda menyelesaikan tugas-tugas penting tepat waktu. Mereka juga dapat menyebabkan stres.

Identifikasi apa yang mengalihkan perhatian Anda dari melakukan tugas-tugas inti dan hentikan itu. Matikan televisi itu dan matikan koneksi Internet dan obrolan IM Anda. Pasang tanda Jangan ganggu atau tanda serupa di pintu masuk ruang kerja khusus Anda untuk mencegah gangguan. Lakukan saja apa pun untuk meminimalkan gangguan. Ini memastikan Anda mengendalikan hari-hari Anda dan memaksimalkan produktivitas Anda.

7. Mengatasi Penundaan

Edward Young, penyair Inggris yang paling dikenang Pikiran Malam , pernah berkata penundaan adalah pencuri waktu. Jangan menunda tugas yang seharusnya Anda fokuskan saat ini dan biarkan penundaan mencuri waktu Anda. Ingatkan diri Anda bahwa waktu terbaik untuk melakukan sesuatu biasanya SEKARANG. Dorong diri Anda sedikit lebih keras untuk mengalahkan penundaan dan selesaikan apa yang perlu dilakukan.

Strategi efektif untuk mengatasi penundaan adalah dengan mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda hanya akan memulai sebuah proyek selama beberapa menit, katakanlah sepuluh menit. Setelah Anda memulai proyek, jus kreatif Anda akan mulai mengalir. Anda kemudian akan menemukan Anda ingin melanjutkan tugas dan sangat mungkin membawanya sampai akhir. Trik untuk mengalahkan penundaan bisa sesederhana mencurahkan sedikit waktu untuk memulai. Hanya itu!Periklanan

8. Istirahat

Kecuali Anda Superman, Anda tidak dapat mempertahankan jam kerja yang panjang tanpa kelelahan dan mengorbankan kualitas. Betapapun menggodanya untuk bekerja hingga tenggat waktu selama 8-10 jam berturut-turut, istirahatlah di sela-sela pekerjaan. Dengan cara ini Anda memberi otak Anda waktu yang berharga untuk beristirahat dan mengisi ulang. Mengambil istirahat dari pekerjaan tidak membuang-buang waktu. Ini adalah manajemen waktu yang cerdas. Anda menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi ketika Anda cukup istirahat.

Peras istirahat pendek di antara pekerjaan untuk waktu senggang. Idealnya, istirahatlah selama lima menit setiap satu atau dua jam untuk beristirahat dan berpikir kreatif. Anda dapat menyetel alarm untuk mengingatkan Anda saat waktu istirahat tiba. Berhenti bekerja dan hanya duduk dan bermeditasi di meja Anda atau pergi keluar untuk minum kopi atau berjalan kaki singkat. Jangan lupa untuk memberi diri Anda cukup waktu untuk makan siang juga. Anda tidak bisa bekerja maksimal dengan perut kosong.

9. Katakan Tidak

Salah satu keterampilan yang banyak orang berprestasi tinggi seperti Presiden Obama, Bill Gates dan Richard Branson telah menguasai adalah seni lembut untuk mengatakan tidak untuk hal-hal yang bukan prioritas. Mengatakan tidak pada hal-hal yang bukan prioritas memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar penting. Anda hanya memiliki tepat 24 jam dalam sehari untuk melakukan hal-hal yang penting. Jika Anda tidak belajar mengatakan tidak pada hal-hal yang tidak penting, prioritas orang lain akan mendahului prioritas Anda dan Anda akan dibanjiri terlalu banyak proyek dan komitmen.

Katakan tidak secara damai untuk segala sesuatu yang tidak mendukung nilai-nilai Anda atau membantu Anda mencapai tujuan Anda. Anda memiliki hak untuk mengatakan tidak peduli dengan siapa Anda berbicara. Ketika Anda menjadi lebih baik dalam mengatakan tidak, Anda menggunakan waktu dengan baik dan membela diri dari pekerjaan yang terburu-buru, kinerja yang buruk, dan pekerjaan yang berlebihan.Periklanan

10. Delegasikan Tugas

Pepatah lama olehabad ke-17penulis John Donne bahwa tak seorang pun adalah sebuah pulau masih berlaku hari ini. Anda tidak dapat mengelola semuanya sendiri. Kadang-kadang bijaksana untuk membiarkan orang lain membantu Anda dengan tugas-tugas, terutama ketika Anda sedang sibuk. Anda menghemat waktu, mengurangi stres, dan menyelesaikan lebih banyak hal ketika Anda menugaskan tugas kepada orang yang tepat.

Lepaskan Andapegangankemudi dan memberikan wewenang dengan tanggung jawab kepada orang-orang yang memenuhi syarat. Mendelegasikan bukan membuang. Berikan tugas dengan konsekuensi. Dengan cara ini Anda mempromosikan akuntabilitas dan memastikan tujuan dan tenggat waktu terpenuhi.