CARA MENGGUNAKAN 5 MENGAPA UNTUK MENEMUKAN AKAR PENYEBAB MASALAH

Apakah Anda membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan masalah karir atau bisnis? Mungkin sudah waktunya untuk mempelajari cara menggunakan 5 Mengapa untuk membuat prosesnya lebih sederhana.

Mungkin Anda percaya bahwa Anda perlu mengetahui 1000 teknik untuk menyelesaikan masalah lebih cepat. Yang benar adalah bahwa tidak ada satu teknik pun yang dapat menyelesaikan semua masalah Anda. Namun terlepas dari kenyataan ini, Anda masih dapat menyelesaikan sebagian besar masalah Anda dengan cara yang efektif.

Bagaimana? Dengan memanfaatkan teknik 5 Mengapa Sakichi Toyoda. Toyoda menggunakan teknik ini untuk sistem produksi Toyota, tetapi Anda dapat menerapkannya pada sebagian besar masalah Anda^[1]. Jadi, berhentilah mencoba menghafal puluhan teknik dan bersiaplah untuk bekerja lebih cerdas!

Daftar isi

Apa itu Metode 5 Mengapa?
Bagaimana Menanyakan 5 Mengapa Secara Efisien
Contoh dari 5 Mengapa
Kapan 5 Mengapa Tidak Bekerja?
Garis bawah
Lebih Banyak Teknik Pemecahan Masalah

Apa itu Metode 5 Mengapa?

Dengan teknik 5 Whys, Anda harus mengajukan 5 pertanyaan.

Sederhana, bukan? Setiap kali Anda menghadapi masalah, tanyakan apa yang mungkin berkontribusi pada hasil saat ini. Kemudian, lanjutkan bertanya 5 kali, atausampai Anda mencapai akar penyebabnya.

5 Mengapa | Temukan Akar Penyebab Masalah dengan Cepat

Bagaimana Anda tahu bahwa teknik ini bekerja? Nah, Toyota telah berhasil menerapkan teknik ini untuk meningkatkan lini perakitan mereka. Sekarang bayangkan apa yang dapat dilakukan untuk membantu Anda memecahkan masalah umum^[2]!

Proses 5 Whys tidak rumit, tetapi perlu waktu untuk membiasakan diri. Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda cenderung langsung mencari solusi saat memecahkan masalah. Sebaliknya, mulailah dengan mengajukan satu pertanyaan setiap kali Anda menghadapi masalah.

Bisa untuk hal kecil seperti terjebak macet. Dalam hal ini, pertanyaan pertama Anda adalah mengapa Anda tidak menghindari lalu lintas. Ajukan satu pertanyaan untuk semua masalah Anda, dan terus tambahkan lebih banyak lagi hingga Anda menanyakan 5 secara default.Periklanan

Akhirnya, Anda akan tahu kapan harus menanyakan 5 Mengapa dan menemukan akar penyebab sebagian besar masalah Anda. Namun, Anda tidak selalu harus bekerja sendiri. Saat Anda bekerja dengan topik yang tidak dikenal, bekerjalah dengan anggota tim untuk bertukar pikiran jawaban.

Jika Anda ingin tahu bagaimana menjadi pemain tim yang hebat, lihat artikel ini .

Misalnya, jika Anda memecahkan masalah kampanye pemasaran yang buruk untuk bisnis Anda, bekerjalah dengan tim pemasaran Anda untuk menemukan solusi. Sebagai pemilik bisnis, Anda akan mengenakan banyak topi tetapi tidak akan dapat menemukan akar penyebab sebagian besar masalah Anda sendirian.

Bagaimana Menanyakan 5 Mengapa Secara Efisien

Sebelum Anda mulai menanyakan 5 Whys, Anda perlu mempersiapkan diri untuk mendapatkan hasil terbaik. Inilah proses aliran untuk memecahkan masalah dunia nyata:

1. Dapatkan Sumber Daya yang Tepat

Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui. Jadi, kumpulkan informasi melalui buku dan sumber online sebelum memecahkan suatu masalah. Anda akan menemukan diri Anda meneliti lebih sering untuk topik yang tidak Anda kenal.

Jika Anda tidak bersiap, Anda akan membatasi diri pada akar penyebab yang tidak efektif.

Anda juga dapat mengelilingi diri Anda dengan orang-orang yang berspesialisasi dalam bidang tertentu. Dengan cara ini Anda dapat bekerja sama dengan kelompok Anda untuk menemukan akar penyebab terbaik dari suatu masalah.

Tujuan Anda di sini adalah untuk merasa nyaman dengan pertanyaan yang Anda kerjakan. Hindari menjawab pertanyaan yang Anda tidak yakin karena kemungkinan besar Anda akan berakhir dengan akar masalah yang buruk.

2. Pahami Masalahnya

Sebelum Anda memecahkan masalah apa pun, penting untuk mengetahui sifat masalah yang Anda pecahkan. Ini akan membantu Anda menghindari menemukan akar penyebab yang tidak relevan.Periklanan

Saat Anda mendefinisikan masalah, Anda juga akan terhindar dari kebingungan saat bekerja dengan tim. Misalnya, ketika bekerja dalam tim, seringkali mudah untuk berasumsi bahwa setiap orang mengerjakan masalah yang sama. Tapi ini tidak selalu terjadi dan dapat menyebabkan tim bekerja untuk memecahkan dua masalah yang berbeda.

3. Ajukan 5 Pertanyaan Pertama Anda

Setelah Anda menghabiskan cukup waktu untuk mempersiapkan, ajukan pertanyaan pertama Anda. Alih-alih memberikan jawaban cepat, lakukan brainstorming jawaban mana yang paling bernilai. Setiap pertanyaan tergantung pada pendahulunya, jadi berikan jawaban yang bermakna.

Aturan praktis di sini adalah terus mengulangi mengapa lima kali sampai Anda menemukan akar penyebab potensial. Biasanya, 5 pertanyaan atau kurang sudah cukup untuk menyelesaikan masalah yang paling umum, tetapi jangan membatasi diri Anda pada 5 pertanyaan jika benar-benar perlu untuk bertanya lebih banyak.

Sebaliknya, teruslah bertanya sampai Anda tidak bisa lagi.

4. Temukan Akar Penyebab Anda

Tujuan utama menggunakan kerangka kerja 5 Mengapa adalah untuk mendapatkan akar penyebab masalah yang Anda alami.Anda harus memberikan jawaban yang membantu Anda memahami kapan/mengapa masalah itu terjadi.

Ini juga digunakan untuk mengatasi masalah tingkat tinggi sehingga Anda dapat melacak kemajuan Anda sesudahnya. Dengan mengatasi masalah tingkat tinggi, Anda akan menyelesaikan masalah lebih cepat sebelum mengatasi akar masalahnya.

Contoh dari 5 Mengapa

Mempelajari kerangka kerja 5 Mengapa itu bagus, tetapi memiliki contoh dunia nyata lebih baik. Berikut adalah contoh yang dapat Anda gunakan sebagai template ketika Anda memecahkan masalah dunia nyata:

Masalah: Majikan belum menelepon saya kembali untuk wawancara selama 3 bulan terakhir

pertanyaan 1 : Mengapa saya? lanjut tidak diperhatikan oleh majikan?
Karena itu terlalu umum dan tidak menunjukkan keahlian khusus untuk peran yang Anda lamar.
Pertanyaan 2: Mengapa resume saya terlalu umum?
Karena saya ingin menarik banyak profesi.
Pertanyaan 3: Mengapa saya ingin melamar ke banyak profesi?
Karena saya ingin meningkatkan peluang saya untuk diterima bekerja.
Pertanyaan4: Mengapa melamar ke beberapa profesi meningkatkan peluang saya untuk dipekerjakan?
Karena saya tidak akan membatasi diri pada lowongan pekerjaan yang tersedia di satu profesi tertentu.
Pertanyaan 5: Mengapa saya membatasi diri pada lowongan pekerjaan yang tersedia?
Karena ada permintaan yang tinggi untuk profesi saya.

Dalam skenario ini, Anda akan berhenti di pertanyaan 5 karena Anda telah menemukan akar penyebab potensial.Periklanan

Karena ada banyak persaingan untuk industri Anda, resume Anda harus menonjol. Menurut Anda siapa yang akan dipekerjakan oleh majikan, ahli dalam semua bidang atau ahli dalam profesi mereka?

Kapan pun Anda menangani suatu masalah, luangkan waktu untuk bertukar pikiran tentang pertanyaan terbaik. Itu karena itu akan memengaruhi kualitas akar penyebab yang akan Anda alami.

Kapan 5 Mengapa Tidak Bekerja?

Seperti yang Anda lihat, 5 Mengapa tidak rumitdan dapat digunakan untuk berbagai macam masalah, tetapi dibutuhkan banyak upaya untuk mengeksekusi dengan benar. Ketika dilakukan dengan benar, ini dapat membantu Anda menemukan penyebab sebagian besar masalah umum Anda. Masalahnya adalah teknik ini tidak cocok untuk setiap situasi.

Hasil yang Tidak Dapat Direplikasi

Anda tidak akan dapat meniru hasil yang sama. Pikirkan tentang ini: Anda membuat pertanyaan Anda sendiri dan menjawabnya dengan cara yang unik. Tidak ada orang lain yang dapat meniru sebagian besar hasil Anda.

Ini berarti bahwa bahkan dua tim yang bekerja di lingkungan yang sama akan menghasilkan dua jawaban yang berbeda.

Dibatasi oleh Pengetahuan yang Tersedia

Seperti disebutkan sebelumnya, kumpulkan informasi yang cukup saat memecahkan masalah yang tidak diketahui. Masalahnya adalah Anda tidak akan selalu memiliki sumber daya terbaik yang tersedia. Karena itu, Anda akan membatasi diri pada kualitas jawaban Anda.

Jika Anda pernah menghadapi topik yang tidak diketahui, cobalah teknik pemecahan masalah yang berbeda.

Berfokus pada Satu Akar Penyebab

Tujuan utama di balik penggunaan 5 Mengapa adalah untuk menemukan satu akar penyebab. Tetapi semua masalah tidak selalu memiliki satu solusi. Misalnya, kampanye pemasaran dapat memiliki skenario kasus terbaik, baik, dan terburuk.

Keterbatasan ini tidak membuat 5 Whys menjadi teknik yang buruk untuk digunakan. Sebaliknya, mereka memberi tahu Anda cara menggunakan teknik ini dengan lebih efektif.Periklanan

The 5 Whys bekerja paling baik untuk meningkatkan proses dan memecahkan masalah sederhana, tetapi gagal ketika bekerja dengan masalah yang kompleks. Itu sebabnya Anda perlu tahu alternatif lain .

Misalnya, tingkat respons pelanggan yang rendah dari perusahaan mungkin disebabkan oleh beberapa faktor. Dalam hal ini, Anda akan memilih teknik yang lebih cocok untuk memecahkan masalah yang kompleks. Tentukan masalah mana yang paling Anda hadapi untuk mengetahui teknik mana yang paling membantu Anda.

Garis bawah

Bayangkan menaklukkan masalah yang kebanyakan orang menyerah.

Orang-orang akan melihat Anda dan berasumsi bahwa Anda tahu 1000 cara untuk memecahkan masalah. Yang benar adalah bahwa tidak banyak yang berubah sejak Anda berjuang untuk memecahkan masalah.

Tetapi Anda sekarang menggunakan sistem yang telah terbukti yang membuat hidup Anda lebih mudah.

Anda adalah mesin pemecah masalah.

Jika Anda tidak percaya ini bisa menjadi kenyataan Anda, Anda salah. Anda memiliki apa yang diperlukan untuk memecahkan masalah Anda, tetapi Anda harus berlatih. Mulailah dengan mengajukan satu pertanyaan hari ini saat Anda menghadapi masalah.

Kemudian, terus lakukan hal yang sama sampai Anda mengajukan beberapa pertanyaan untuk setiap masalah Anda. Anda tidak akan menguasai analisis 5 Whys dalam semalam, tetapi dengan latihan yang cukup, teknik ini akan terasa lebih alami.