Dalam posting terakhir saya, saya berbicara tentang enam kebiasaan kerja paling umum yang menyabotase produktivitas Anda. Pelanggar pertama dalam daftar saya adalah seberapa sering Anda memeriksa email Anda. Saat saya menulis artikel terakhir saya, saya menemukan bahwa ada banyak informasi tentang topik itu, dan itu benar-benar layak untuk artikel khusus sendiri.

Ketika datang ke email kantor kami, kebanyakan dari kita melihatnya sebagai bola dan rantai. Kami terus-menerus harus memeriksanya, atau mengambil risiko kemarahan bos dan rekan kerja yang mencoba berkomunikasi dengan kami. Jika kami tidak membalas email dalam 5 menit, kami dianggap malas atau tidak produktif.

Namun menurut beberapa ahli, memeriksa email Anda terlalu sering sebenarnya merupakan faktor utama yang dapat berkontribusi pada penurunan produktivitas. Jika Anda salah satu dari mereka setiap kali telepon saya berdering, saya harus segera memeriksa email saya, semacam orang, baca terus untuk mengetahui mengapa Anda mungkin menjadi musuh terburuk Anda sendiri.Periklanan

Seberapa Sering Normal?

Jadi seberapa sering rata-rata orang memeriksa email mereka pada hari tertentu? Sulit untuk melacak statistik yang andal. Berdasarkan satu jajak pendapat , sekitar 40% orang yang disurvei mengira mereka memeriksa email antara 6 dan 20 kali per hari. Tentu saja, sulit untuk mengatakan seberapa akurat seseorang ketika mengukur kebiasaan email mereka sendiri.

Lain survei mengatakan bahwa 56,4% orang hanya memeriksa email mereka antara 0-5 kali per hari. Namun, penelitian itu berasal dari tahun 2009, dan bisa dibilang cukup kuno.

Jangan Pernah Memeriksa Email Anda di Pagi Hari

Pakar organisasi favorit Oprah adalah seorang wanita bernama Julie Morgenstern, penulis Never Check Email in the Morning. Coba tebak apa yang dia sarankan?

Menurut Morgenstern, memeriksa email Anda pertama kali ketika Anda masuk ke kantor setiap pagi bermasalah karena dapat menimbulkan rasa pencapaian yang salah. Anda menjawab 40 email, dan Anda merasa telah melakukan banyak pekerjaan, tetapi pada kenyataannya Anda mungkin masih memiliki tumpukan dokumen, rapat, dan panggilan telepon yang harus dilakukan. Menjawab email sangat penting untuk melakukan pekerjaan Anda, tetapi tidak selalu sesuatu yang secara aktif menghasilkan uang untuk Anda atau perusahaan Anda.Periklanan

Pakar produktivitas Sid Savara juga setuju dengan Morgenstern. Ketika datang ke email, ketidaktahuan adalah kebahagiaan. Itu sebabnya jika Anda memiliki sesuatu yang penting yang ingin Anda capai, saya punya empat kata ini untuk Anda: Jangan periksa email Anda. Segera setelah Anda bangun, kerjakan sesuatu yang penting selama 30-45 menit, dan baru kemudian periksa. Jika Anda bisa menahannya, tunggu lebih lama lagi. Beberapa hari saya tidak memeriksa email sama sekali sampai setelah makan siang… Setiap informasi baru yang Anda dapatkan dapat membuat Anda terganggu. Saya tidak bisa mengendalikan semuanya, tetapi saya bisa mengendalikan gangguan yang saya buat sendiri.

Metode 24 Jam

Orang lain berpendapat bahwa daripada memeriksa email Anda mulai nanti, Anda harus memeriksanya sekali sehari, di pagi hari. Di antara anggota kamp ini adalah pakar produktivitas Elizabeth Grace Saunders . Dia biasanya mengosongkan kotak masuknya selama 1-2 jam pertama dalam sehari, dan merumuskan rencana permainannya untuk sisa hari itu setelahnya. Setelah itu, dia biasanya tidak melihat emailnya lagi sepanjang hari, memungkinkan dia untuk fokus sepenuhnya pada pengembangan bisnis dan proyek klien.

Ini lebih sulit, tentu saja, jika Anda berada di bagian bawah rantai makanan di perusahaan Anda. Tetapi jika Anda berada di manajemen atas atau wiraswasta, mengatur rutinitas ini bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas Anda.

Saat Ragu, Periksa Bagan

Scott Scheper memeriksa emailnya dua kali sehari, dan telah membuat diagram alur yang berguna untuk membantu Anda menghapus semua pesan yang belum dibaca di kotak masuk Anda.Periklanan

Setiap kali Anda membuka email baru, tanyakan pada diri sendiri 3 pertanyaan dasar:
1. Apakah ini relevan?
2. Bisakah saya menyelesaikan ini?
3. Apakah saya membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk menangani ini?

Dengan mengikuti diagram alirnya yang praktis, Anda akan mengembangkan cara baru untuk menerobos kotak masuk Anda dengan lebih efisien.

5 Sehari

Dan untuk berjaga-jaga jika Anda tidak memiliki cukup banyak pendapat ahli yang saling bertentangan, inilah satu lagi. Rod Kurtz dari Business Week berpendapat bahwa Anda harus memeriksa email kantor Anda lima kali sehari.Periklanan

Periksa kotak masuk Anda hanya lima kali sehari – hal pertama di pagi hari, tengah hari, setelah makan siang, tengah hari, dan di penghujung hari. Atau bahkan kurang jika Anda mampu. Ini berfungsi saat Anda mematikan fungsi kirim/terima otomatis, memungkinkan Anda hingga dua jam untuk fokus pada pekerjaan Anda, daripada terus-menerus terganggu. Ini berfungsi ketika Anda mengelompokkan penyortiran email Anda, membuat Anda lebih produktif dan efisien dalam menanganinya.

Kesimpulan

Ada perbedaan antara sibuk dan produktif. Pastikan Anda menjadwalkan waktu email Anda sedemikian rupa sehingga Anda tidak membingungkan keduanya. Jika Anda mendekati email Anda dengan sikap yang benar, Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan pesat.

Dalam kata-kata Scott Scheper, Sehari yang diisi dengan memotret angin sepoi-sepoi dengan karyawan, menjawab pertanyaan, menatap email, memeriksa jejaring sosial, dan mengobrol dengan rekan kerja tidak akan membuat Anda kaya. Itu akan membuatmu sibuk.Periklanan

Apa rutinitas email harian Anda? Apakah Anda berencana untuk mencoba salah satu tips ini? Beri tahu kami di komentar di bawah!