10 ELEMEN KUNCI RAPAT YANG EFEKTIF UNTUK MENGHINDARI BUANG-BUANG WAKTU

Rapat yang efektif adalah salah satu cara untuk berdiskusi dan memecahkan masalah, tidak hanya di perusahaan tetapi di organisasi mana pun. Baik itu bos atau karyawan, siapa pun dapat berkontribusi dan berbicara.

Meskipun rapat adalah alat yang diperlukan untuk produktivitas, beberapa rapat tidak berhasil dan akhirnya membuang-buang waktu dan energi semua orang.

Ada metode dan elemen yang disederhanakan untuk menjalankan rapat yang efisien dan efektif, 10 di antaranya akan disajikan di sini.

1. Tentukan Tujuan Rapat yang Jelas for

Sebelum mengadakan rapat, Anda harus bertanya terlebih dahulu:

Mengapa dan untuk apa?

Rapat hanya akan efektif jika maksud dan tujuannya jelas, apakah itu menyelesaikan perselisihan antar karyawan atau membahas krisis perusahaan. Ini juga melibatkan pencapaian hasil tertentu, dan hasil ini kemungkinan besar terkait dengan tujuan.

Tujuan yang jelas harus direncanakan sebelum mengirimkan undangan kepada orang-orang yang terlibat. Pastikan Anda tahu persis mengapa Anda bertemu dan hasil yang diharapkan.

2. Undang Hanya Orang yang Diperlukan

Memiliki hanya orang-orang yang diperlukan sebagai peserta rapat adalah langkah lain menuju rapat yang efektif.Periklanan

Apakah tujuan rapat ada hubungannya dengan keamanan jaringan perusahaan? Undang kepala departemen TI.

Apakah tujuan rapat ada hubungannya dengan masa depan perusahaan? Undang atasan Anda dan karyawan yang terlibat.

Hanya orang-orang yang berhubungan langsung dengan hasil yang diharapkan yang harus menghadiri rapat.Dengan begitu, Anda tidak akan membuang waktu dan produktivitas orang lain. Ini juga akan menjaga jumlahnya serendah mungkin, yang berarti lebih sedikit interupsi dan gangguan.

3. Menyetujui Jadwal Akhir

Saat Anda bekerja untuk menjalankan rapat yang efektif, buat agenda rapat. Ini harus mencakup item tindakan, tempat, waktu mulai dan berakhir, dan orang-orang yang terlibat. Kemudian, kirimkan memorandum tersebut kepada orang-orang yang diperlukan melalui email, atau letakkan di meja mereka.

Jangan menunggu orang yang terlambat, dan pastikan rapat that dimulai tepat waktu .Ini mungkin tidak mudah pada awalnya, terutama jika Anda adalah tipe orang yang lunak. Tetapi Anda akan menyadari bahwa ini penting tidak hanya bagi Anda tetapi juga bagi orang lain.

Orang akan lebih nyaman dengan pertemuan jika agenda diletakkan di depan mereka. Ini juga akan mengurangi hal-hal sepele, seperti perkenalan yang tidak perlu atau penyisipan pertanyaan acak.

4 . Buat Aturan Terhadap Ponsel Cerdas atau Tablet

Sulit untuk bersaing untuk mendapatkan perhatian orang, terutama ketika mereka menggunakan ponsel atau tablet mereka.

Multitasking sudah menjadi masalah tersendiri, tetapi lebih buruk lagi ketika Anda harus bersaing dengan perangkat yang dirancang khusus untuk menarik perhatian orang. Penelitian menunjukkan bahwa multitasking antara media yang berbeda menghasilkan pemrosesan informasi yang lebih buruk dan kinerja serta produktivitas yang lebih rendah.Periklanan

Dalam satu studi, Hasil menunjukkan bahwa multitasker media berat lebih rentan terhadap gangguan dari rangsangan lingkungan yang tidak relevan dan dari representasi yang tidak relevan dalam memori.^[1].

Untuk memastikan bahwa peserta rapat akan fokus pada agenda, larangan penggunaan smartphone dan tablet agar setiap peserta fokus pada tugas yang ada.

5. Tetapkan Moderator

Meskipun Anda yang merencanakan pertemuan, bukan berarti Anda juga sebagai moderator.

Anda harus memikirkan apakah Anda adalah orang yang paling cocok untuk menjadi moderator pertemuan atau apakah orang lain dapat melakukannya dengan lebih baik. Ini kemungkinan akan tergantung pada topik. Jangan ragu untuk menugaskan orang lain yang memenuhi syarat untuk menjadi moderator jika Anda merasa itu yang terbaik untuk produktivitas^[2].

Tentu saja, moderator haruslah seseorang yang tahu bagaimana menjalankan rapat yang efektif. Moderator juga harus bertindak sebagai pencatat waktu dan mengawasi alur rapat yang benar, memastikan agenda berjalan sesuai rencana. Kemungkinan, pertemuan akan lebih berhasil dengan cara ini.

6. Memiliki Lebih Sedikit, Rapat Lebih Baik

Daripada mengadakan rapat setiap kali ada masalah atau perselisihan di perusahaan, carilah cara lain untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Ada banyak alternatif rapat yang lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan rapat yang kurang optimal. Mengirim email atau berbicara dengan orang yang bertanggung jawab hanyalah beberapa cara Anda dapat memilih untuk tidak ikut rapat.

Anda dapat menemukan lebih banyak ide untuk alternatif pertemuan di artikel ini.Periklanan

Jika Anda mengadakan pertemuan sesedikit mungkin, para peserta akan lebih antusias untuk hadir. Anda harus memastikan kualitas pertemuan Anda, dan Anda dapat melakukan ini dengan menghindari yang tidak perlu.

7. Pisahkan Waktu Makan Dari Waktu Pertemuan

Melakukan hal lain selama rapat akan mengurangi perhatian semua orang, termasuk makan. Sebaiknya nyatakan waktu makan tiga puluh menit hingga satu jam sebelum waktu rapat. Ini akan memastikan bahwa orang tidak akan makan selama pertemuan, yang kemudian menghindari gangguan lebih lanjut.

Selama makan atau waktu makan, semua orang bisa makan dan berbasa-basi. Tetapi selama pertemuan, semua orang harus fokus pada agenda yang ada dan bertukar pikiran bersama.

Dengan cara ini, Anda dapat mengikuti rencana Anda, mendedikasikan perhatian Anda untuk memenuhi tujuan pertemuan, dan mengatur waktu Anda dengan bijaksana.

8. Meninjau Keputusan Rapat

Selama lima sampai sepuluh menit terakhir rapat, lihat setiap keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pemahaman yang jelas antara peserta dan tujuan pertemuan harus dipenuhi sebelum semua orang pergi. Hal ini memastikan bahwa setiap orang memiliki pertanyaan mereka puas dan kontribusi mereka disertakan.

Ini juga menawarkan kesempatan bagi siapa saja untuk mengungkapkan keraguan atau pertanyaan terakhir, atau untuk berbagi informasi yang relevan dengan keputusan, yang semuanya merupakan kunci untuk pertemuan yang efektif.

Moderator harus menjernihkan ketidaksepakatan di antara peserta sebelum akhir pertemuan, dan mereka harus memberikan solusi singkat untuk masalah mereka. Adalah penting bahwa setiap orang menyerap apa yang dibahas dalam rapat.

9. Kirim Catatan Tindak Lanjut ke Setiap Peserta

Tinta yang paling redup lebih kuat dari ingatan yang paling kuat. -Pepatah Cina

Setiap peserta memiliki masalah mereka sendiri di luar pertemuan. Inilah sebabnya mengapa beberapa orang sering melupakan beberapa hal, meskipun itu penting. Untuk memastikan bahwa orang akan mengingat apa yang telah dibahas dalam rapat, kirimkan catatan tindak lanjut melalui email, atau tinggalkan di meja mereka.

Ini harus singkat dan manis, mencakup apa yang dibahas dan kesimpulan yang dicapai. Ini juga dapat mencakup ucapan terima kasih singkat atas partisipasi mereka.

10. Kirimkan Lembar Evaluasi

Kita harus mengakui bahwa tidak semua orang menyukai gagasan pertemuan. Untuk orang-orang itu, kita harus menemukan cara untuk memastikan bahwa mereka akan merasa nyaman setiap kali mereka diikutsertakan dalam rapat.

Beberapa dari mereka tidak akan mengatakan apa masalahnya jika ditanya secara langsung, jadi lembar evaluasi adalah alat yang berguna untuk mendapatkan umpan balik mereka.

Lihat artikel ini untuk informasi lebih lanjut tentang mengapa umpan balik sangat penting.

Periksa umpan balik peserta, masukkan permintaan peserta ke pertemuan berikutnya, dan ubah proses apa pun yang menyebabkan ketidaknyamanan.Untuk menjalankan rapat yang efektif, memastikan bahwa orang merasa nyaman adalah kuncinya.

Pikiran Akhir

Rapat memang penting, tapi bukan berarti selalu produktif. Penting untuk terlebih dahulu mempelajari cara menjalankan rapat yang sukses sebelum mengharapkan semuanya berjalan lancar.

Ingatlah bahwa pertemuan yang efektif adalah proses di mana setiap orang harus bekerja sama.Periklanan

10 tips sederhana tentang cara menjalankan rapat yang efektif ini pasti akan membantu Anda menjadi pemimpin dan rekan tim yang lebih baik. Sekarang lanjutkan dan masukkan tips ini ke dalam rutinitas rapat harian Anda dan biarkan produktivitas mengalir.