CARA MENULIS RISALAH RAPAT SECARA EFEKTIF (DENGAN CONTOH)

Risalah adalah catatan tertulis dari rapat dewan, perusahaan, atau organisasi. Risalah rapat dianggap sebagai dokumen hukum, jadi saat menulisnya, usahakan kejelasan dan konsistensi nada.

Karena notulen adalah catatan permanen rapat, pastikan untuk mengoreksinya dengan baik sebelum dikirim. Sebaiknya dijalankan oleh supervisor atau peserta berpengalaman untuk memastikan pernyataan dan informasi ditangkap secara akurat.

Pembuat notulen rapat terbaik adalah pendengar yang cermat , juru ketik cepat, dan cukup akrab dengan topik dan peserta rapat. Pencatat harus memiliki pemahaman yang cukup kuat tentang materi pelajaran untuk dapat memisahkan poin-poin penting dari kebisingan dalam diskusi yang panjang dan berlarut-larut. Juga, yang penting, pencatat tidak boleh secara bersamaan memimpin dan mencatat. (Jika Anda pernah diminta untuk melakukannya, tolak.)

Berikut adalah beberapa petunjuk langkah demi langkah untuk menulis notulen rapat secara efektif.

1. Kembangkan Agenda

Bekerja dengan Ketua atau Presiden Dewan untuk mengembangkan agenda terperinci.

Rapat terjadi karena suatu alasan, dan masalah yang harus ditangani dan diputuskan perlu dicantumkan untuk mengingatkan peserta. Bekerja dengan penyelenggara untuk menyusun agenda yang menetapkan waktu untuk setiap topik agar rapat tetap berjalan dan untuk memastikan kelompok memiliki cukup waktu untuk mempertimbangkan semua item.

Agenda akan berfungsi sebagai garis besar Anda untuk risalah rapat. Jaga agar judul risalah tetap konsisten dengan topik agenda untuk kesinambungan.

2. Ikuti Template Dari Menit Sebelumnya yang Diambil

Jika Anda baru mengenal Dewan atau organisasi dan menulis risalah untuk pertama kalinya, mintalah untuk melihat risalah rapat sebelumnya sehingga Anda dapat mempertahankan format yang sama^[1].

Umumnya, nama organisasi atau nama grup yang sedang rapat diletakkan di atas: Rapat Direksi XYZ, dengan tanggal pada baris berikutnya. Setelah tanggal tersebut, sertakan waktu rapat dimulai dan waktu rapat berakhir. Sebagai contoh:

Dewan Direksi Super Company, Inc.Periklanan

Risalah Rapat

Tanggal: 20 Mei 2019

Waktu: 10:00 pagi hingga 12:30 malam

Sebagian besar kelompok yang bertemu melakukannya secara teratur, dengan agenda yang ditetapkan pada setiap pertemuan. Beberapa kelompok menyertakan judul Langkah Berikutnya di akhir menit yang mencantumkan proyek untuk ditindaklanjuti dan memberikan tanggung jawab.

Templat dari rapat sebelumnya juga akan membantu menentukan apakah grup mencatat apakah kuorum terpenuhi atau tidak, dan item lain khusus untuk risalah rapat organisasi.

3. Rekam Kehadiran

Di sebagian besar dewan, Sekretaris Dewan adalah orang yang bertanggung jawab untuk membuat risalah rapat. Dalam rapat organisasi, notulen dapat menjadi koordinator proyek atau asisten manajer atau CEO. Dia harus tiba beberapa menit sebelum rapat dimulai dan membagikan lembar kehadiran dengan nama semua anggota dan informasi kontak.

Peserta rapat perlu memeriksa nama mereka dan mengedit setiap perubahan dalam informasi mereka. Ini akan membantu sebagai dokumen cadangan peserta dan memastikan bahwa informasi dikirim ke alamat email terbaru.

Semua nama peserta harus dicantumkan langsung di bawah nama dan tanggal rapat, di bawah subjudul yang bertuliskan Hadir. Cantumkan nama depan dan belakang semua peserta, bersama dengan gelar atau afiliasi, dipisahkan dengan koma atau titik koma. Sebagai contoh:

Hadir: John Doe, Presiden; Jane Smith, Wakil Presiden; Jack Williams, SekretarisPeriklanan

Jika seorang anggota Dewan tidak dapat menghadiri rapat, sebutkan namanya setelah frasa: Disalin Ke: Mungkin ada sebutan lain dalam daftar peserta. Misalnya, jika beberapa peserta rapat adalah anggota staf, sementara semua orang adalah sukarelawan, Anda mungkin ingin menulis (Staf) setelah setiap anggota staf.

Sebagai aturan umum, peserta terdaftar menurut abjad dengan nama belakang mereka. Namun, di beberapa organisasi, merupakan praktik terbaik untuk mencantumkan kepemimpinan Dewan terlebih dahulu. Dalam hal ini, Presiden atau Wakil Presiden akan terdaftar terlebih dahulu, diikuti oleh Wakil Presiden, diikuti oleh Sekretaris, dan kemudian oleh Bendahara. Kemudian, semua nama peserta lainnya akan diurutkan berdasarkan abjad nama belakang.

Ini juga merupakan praktik umum untuk dicatat jika seorang peserta bergabung dalam rapat melalui panggilan konferensi. Hal ini dapat ditunjukkan dengan menulis By Phone dan mencantumkan peserta yang menelepon.

4. Konvensi Penamaan

Umumnya, pertama kali seseorang berbicara dalam rapat akan mencantumkan namanya dan seringkali judulnya.

Misalnya, Presiden Dewan XYZ, Roger McGowan, mengadakan rapat untuk memesan. Namun, lain kali Roger McGowan berbicara, Anda bisa menyebutnya sebagai Roger. Jika ada dua Roger dalam pertemuan tersebut, gunakan inisial nama belakang mereka untuk memisahkan keduanya: Roger M. menyerukan pemungutan suara. Roger T. abstain.

5. Apa (dan Apa yang Tidak) untuk Disertakan

Tergantung pada sifat pertemuan, itu bisa berlangsung dari satu hingga beberapa jam. Para peserta akan diminta untuk meninjau dan kemudian menyetujui risalah rapat. Oleh karena itu, Anda tidak ingin risalah diperpanjang menjadi dokumen yang panjang.

Menangkap semua yang dikatakan orang kata demi kata tidak hanya tidak perlu tetapi juga mengganggu pengulas.

Untuk setiap item agenda, pada akhirnya Anda hanya ingin meringkas poin-poin yang relevan dari diskusi bersama dengan keputusan yang dibuat. Setelah rapat, pisahkan catatan Anda, pastikan untuk mengedit argumen melingkar atau berulang, dan hanya meninggalkan poin relevan yang dibuat.

6. Pertahankan Nada Netral

Risalah adalah dokumen hukum. Mereka digunakan untuk membuat catatan sejarah aktivitas organisasi. Sangat penting untuk menjaga keseimbangan, nada profesional . Jangan pernah memasukkan bahasa yang menghasut ke dalam notulen, bahkan jika bahasa pertemuan menjadi panas.

Anda ingin mencatat inti diskusi secara objektif, yang berarti menyebutkan poin-poin penting yang tercakup tanpa menyalahkan. Misalnya, Staf menjawab pertanyaan anggota dewan mengenai profesionalisme vendor.Periklanan

Bayangkan seorang pengacara sepuluh tahun di jalan membaca menit untuk menemukan bukti potensi kesalahan. Anda tidak akan menginginkan hiasan dalam bentuk kata keterangan berwarna-warni atau sindiran untuk mengaburkan catatan apa pun tentang apa yang terjadi.

7. Rekam Suara

Tujuan utama risalah adalah untuk mencatat setiap suara yang diambil oleh dewan atau organisasi. Pencatatan yang solid membutuhkan penyebutan peserta mana yang membuat gerakan, apa yang dinyatakan oleh gerakan itu kata demi kata, dan peserta mana yang mencatat gerakan tersebut.

Misalnya, Wakil Presiden Cindy Jacobsen membuat mosi untuk mendedikasikan 50 persen, atau ,000, dari hasil dari hadiah ZZZ Foundation ke dana beasiswa CCC. Presiden Roger McGowan mendukung mosi tersebut.

Tabulasi suara ini harus dinyatakan dalam bahasa yang netral juga: Dewan memberikan suara bulat untuk mengubah piagam dengan cara berikut, atau Keputusan untuk memberikan .000 untuk upaya penanaman pohon disahkan 4 banding 1, dengan Presiden Dewan McGowan menentang.

Kebanyakan Dewan mencoba untuk mendapatkan suara yang disahkan dengan suara bulat. Terkadang untuk membantu Dewan mencapai hasil yang lebih kohesif, seorang anggota Dewan dapat abstain dari pemungutan suara: Mosi tersebut lolos 17 banding 1 dengan satu abstain.

8. Pare Down Notes Pasca Pertemuan

Setelah rapat, baca catatan Anda sementara semua diskusi tetap segar dalam pikiran Anda dan buat revisi yang diperlukan. Kemudian, pisahkan risalah rapat sampai ke intinya, berikan penjelasan singkat tentang diskusi yang merangkum argumen yang dibuat untuk mendukung dan menentang keputusan.

Orang sering berbicara bahasa sehari-hari atau dalam idiom, seperti dalam: Ini bahkan bukan di stadion baseball atau Anda mulai terdengar seperti kaset rusak. Meskipun Anda mungkin tergoda untuk mempertahankan bahasa yang tepat dalam hitungan menit untuk menambahkan warna, tolak.

Selain itu, jika ada presentasi yang merupakan bagian dari rapat, jangan sertakan informasi dari Powerpoint dalam risalah. Namun, Anda akan ingin mencatat poin-poin kunci dari diskusi pasca-presentasi.

9. Mengoreksi dengan Hati-hati

Pastikan Anda mengeja semua nama dengan benar, memasukkan tanggal rapat yang benar, dan notulen Anda terbaca dengan jelas.

Eja akronim saat pertama kali digunakan. Ingatlah bahwa catatan dapat ditinjau oleh orang lain yang akronimnya tidak dikenal. Tetap konsisten dalam judul, tanda baca, dan pemformatan. Risalah harus dipoles dan profesional.Periklanan

10. Distribusikan Secara Luas

Setelah disetujui, email menit ke seluruh dewan — bukan hanya peserta — untuk ditinjau. Notulen Anda akan membantu mereka yang tidak hadir mengetahui tindakan dan keputusan penting.

Pada awal pertemuan berikutnya, mintalah persetujuan risalah. Catat setiap revisi. Cobalah untuk menyelesaikan perubahan yang disepakati dalam rapat sehingga Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk revisi.

Mintalah mosi untuk menyetujui risalah dengan perubahan yang telah disepakati. Setelah peserta menawarkan mosi, mintalah orang lain dalam rapat untuk mendukung mosi tersebut. Mereka mengatakan, Semua disetujui. Selalu bertanya jika ada orang yang tidak setuju. Dengan asumsi tidak, maka katakan: Risalah dari pertemuan terakhir kami disetujui setelah perubahan yang disepakati telah dibuat.

11. File dengan Teliti

Karena notulen adalah dokumen legal, berhati-hatilah saat mengarsipkannya. Pastikan nama file dokumen konsisten dengan nama file menit yang diajukan sebelumnya.

Kadang-kadang, anggota organisasi mungkin ingin meninjau menit terakhir. Tahu di mana menit diajukan!

Satu Peringatan

Di zaman teknologi tinggi ini, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri: Bukankah lebih mudah untuk merekam rapat? Ini tergantung pada protokol organisasi, tetapi mungkin tidak.

Pastikan untuk menanyakan apa aturan di organisasi tempat Anda mengambil menit. Ingatlah bahwa risalah adalah catatan tentang apa yang telah dilakukan dalam rapat, bukan apa yang dikatakan dalam rapat.

Notulen mencerminkan keputusan, bukan diskusi. Terlepas dari namanya, menit bukanlah transkrip menit demi menit.

Intinya

Menjadi ahli notulen membutuhkan telinga yang tajam, kemauan untuk belajar, dan beberapa latihan, tetapi dengan mengikuti tip-tip ini Anda akan segera menjadi mahir.