CARA MEMBUAT TO DO LIST DAN SEBENARNYA MENYELESAIKAN HAL

Salah satu cara paling ampuh untuk mengurangi stres dan kewalahan ketika Anda merasa cemas tentang pekerjaan Anda adalah duduk dengan pena dan selembar kertas dan tuliskan semua hal yang harus Anda lakukan. Penulis apa? Menyelesaikan semuanya , David Allen menyebut sapuan pikiran. Ini mengurangi otak Anda dari kelebihan kognitif dan ketika Anda dapat melihat daftar semua hal yang harus Anda lakukan, Anda mendapatkan rasa nyaman mengetahui bahwa itu tidak seburuk yang dikatakan otak Anda.

Namun, hanya mendapatkan semua hal yang harus Anda lakukan dari kepala Anda, tidak menyelesaikan pekerjaan. Ini baru langkah pertama.

Untuk benar-benar mendapatkan manfaat dari membuat daftar tugas, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan yang akan membuat daftar tugas Anda jauh lebih efektif.

1. Jelas Tentang Apa yang Harus Anda Lakukan

Saya sering melihat untuk melakukan daftar dengan tugas-tugas yang ditulis seperti Bicaralah dengan Tim atau Siapkan presentasi . Masalah dengan tugas menulis seperti ini adalah mereka tidak jelas. Ada sejumlah pertanyaan yang masih belum terjawab. Bicara dengan Tim tentang apa? Presentasi apa? Apa yang perlu dipersiapkan?

Saat Anda menulis tugas, Anda akan tahu apa yang ingin Anda lakukan; tetapi setelah akhir pekan atau beberapa hari, apa yang ingin Anda capai menjadi berlumpur dan tidak jelas. Jauh lebih baik untuk menulis Bicaralah dengan Tim tentang perjalanan minggu depan ke Berlin atau menyiapkan garis besar untuk presentasi minggu depan kepada Direksi . Tentu, mungkin perlu beberapa detik lagi untuk menulis kata-kata tambahan tetapi, Anda akan berterima kasih pada diri sendiri nanti ketika Anda datang untuk melakukan tugas itu.

Tugas menulis seperti ini membuatnya sangat jelas tentang apa yang ingin Anda lakukan . Dan ketika Anda duduk untuk memulai pekerjaan Anda, Anda akan tahu persis apa yang terlibat dalam melakukan tugas-tugas itu sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang apa yang harus dikerjakan.Periklanan

Ini juga menghemat banyak waktu karena kejelasan berarti Anda akan bisa mendapatkan file yang tepat dan langsung memulai, daripada harus menghabiskan beberapa menit mencoba mengingat apa yang perlu Anda lakukan.

2. Jangan Mengencani Tugas Secara Acak

Sangat menggoda untuk menambahkan tanggal pada setiap tugas yang Anda tulis—Anda tidak ingin lupa melakukannya, bukan?—Masalahnya dengan memberi tanggal secara acak setiap tugas yang Anda masukkan ke daftar tugas adalah Anda berakhir dengan daftar tugas harian yang tidak perlu dilakukan pada hari yang telah Anda pilih, dan Anda akan menjadwal ulang tugas atau Anda akan mengabaikannya.

Sebaliknya, dapatkan lebih strategis. Hanya beri tanggal pada tugas jika Anda berniat melakukannya pada hari itu. Saya telah melihat setiap hari untuk melakukan daftar dengan dua puluh hingga tiga puluh tugas ketika orang tersebut memiliki satu hari untuk rapat. Dalam keadaan ini, tidak mungkin tugas akan selesai.

Tidak apa-apa untuk menempatkan tugas pengingat dalam daftar tugas harian Anda—sesuatu seperti PERINGATAN : Tinjau Proyek X – Apakah ada yang perlu dilakukan? Atau buat daftar panggilan yang harus dilakukan dan miliki satu tugas harian yang meminta Anda untuk meninjau daftar panggilan Anda. Berusahalah agar daftar tugas harian Anda dapat dikelola dan realistis.

Menghabiskan sedikit waktu setiap minggu untuk merencanakan minggu Anda berdasarkan apa yang ada di kalender Anda akan membantu Anda menjaga daftar tugas Anda lebih efektif. Anda dapat menambahkan tanggal ke tugas Anda. Saat Anda memiliki hari yang tenang di kantor tanpa rapat, buatlah daftar tugas yang lebih panjang. Jika Anda sedang dalam perjalanan bisnis, kurangi jumlah tugas di daftar Anda.

3. Simpan Daftar Harian Anda Tidak Lebih dari Sepuluh Tugas

Ketika saya menyarankan ini kepada orang-orang, mereka sering menertawakan saya. Mereka percaya bahwa mereka jauh lebih sibuk dari itu dan harus memiliki setidaknya dua puluh tugas dalam daftar mereka.Periklanan

Masalahnya di sini adalah dengan semua gangguan, keadaan darurat, dan gangguan yang akan Anda dapatkan setiap hari; Anda tidak akan menyelesaikan dua puluh tugas itu. Anda akan merasa frustrasi hingga akhir hari karena Anda menjadwal ulang dua puluh lima hingga lima puluh persen tugas yang Anda miliki di daftar Anda.

Sebaliknya, di penghujung hari, luangkan sekitar sepuluh hingga lima belas menit untuk memprioritaskan hari berikutnya. Pilih sepuluh tugas terpenting dalam daftar Anda dan sorot mereka dalam beberapa cara. Banyak yang harus dilakukan manajer daftar memiliki cara untuk menandai tugas sehingga Anda dapat menambahkan tanda ke 10 tugas yang ingin Anda selesaikan pada hari berikutnya.

Ini tidak hanya membuat Anda tetap fokus pada apa yang penting, tetapi juga memaksa Anda untuk memilih tugas yang akan memiliki dampak positif terbesar pada hari Anda.

Ketika Anda mulai memprioritaskan daftar tugas Anda dengan cara ini, Anda secara alami akan menjadi lebih fokus dan akan menghabiskan lebih banyak waktu berharga Anda untuk tugas-tugas yang memajukan proyek dan tujuan Anda.

4. Kelompokkan Tugas Serupa Bersama

Ketika Anda melihat daftar tugas Anda, Anda akan melihat banyak tugas yang serupa sifatnya.

Menelepon pelanggan Anda, misalnya. Jika Anda memiliki dua atau tiga tugas dalam daftar harian Anda yang melibatkan panggilan pelanggan Anda, kelompokkan ini bersama-sama dan lakukan pada waktu yang sama. Jadwalkan sekitar tiga puluh menit untuk melakukan panggilan Anda dan lakukan satu demi satu. Demikian juga, jika Anda memiliki tugas yang melibatkan email, kelompokkan juga. Anda akan menemukan Anda menyelesaikan lebih banyak dan pikiran Anda jauh lebih fokus pada pekerjaan yang Anda lakukan.Periklanan

Ini bisa menjadi kacau ketika Anda beralih di antara beragam jenis pekerjaan sepanjang hari. Jauh lebih baik bagi efektivitas dan produktivitas Anda untuk productivity melakukan tugas serupa bersama-sama . Anda memiliki alat yang tepat (aplikasi, email telepon, dll) terbuka dan itu akan menghemat banyak waktu Anda.

5. Jadikan To-Do List Anda Memotivasi

Saat Anda menulis tugas seperti membalas email atau melakukan panggilan tindak lanjut pelanggan, tidak ada motivasi nyata di sana. Rasanya seperti Anda sedang menjalani rutinitas melakukan pekerjaan. Jika memungkinkan, tulis tugas seperti membuat kotak masuk email menjadi nol dan hubungi pelanggan saya untuk memastikan mereka senang. Ini mungkin tampak sederhana, tetapi sering kali daftar tugas tidak memiliki nilai emosional. Itu hanya daftar pekerjaan yang harus dilakukan.

Untuk membantu membuat daftar lebih menginspirasi, menulis tugas sehingga mereka membangkitkan respons emosional . Membuat pelanggan Anda senang akan lebih memotivasi daripada sekadar menelepon mereka, karena itulah tugas Anda atau bersaing dengan diri Anda sendiri untuk membuat kotak masuk email Anda menjadi nol setiap hari menambahkan sedikit lebih banyak percikan untuk tugas tersebut.

Cara lain untuk membuat daftar tugas Anda lebih memotivasi adalah dengan buat daftar harian tetap pendek . Seperti yang saya tulis di atas, ketika daftar tugas harian Anda tidak lebih dari sepuluh tugas, itu akan terasa dapat dicapai. Jika memiliki antara dua puluh dan tiga puluh tugas di atasnya, itu hanya akan terasa luar biasa. Jauh lebih baik untuk melihat daftar harian Anda dan merasa terinspirasi daripada melihat daftar Anda dan merasa kehilangan motivasi.

6. Lakukan Review Mingguan

Bagi siapa saja yang telah membaca karya David Allen Menyelesaikan semuanya buku, Anda akan tahu semua tentang review mingguan. Namun, itu mengejutkan saya berapa banyak orang melewatkan melakukannya. Jika Anda ingin daftar tugas Anda tetap efektif dan mutakhir, maka tinjauan mingguan sangat penting.

Selama seminggu ketika Anda terburu-buru dan melakukan banyak hal, Anda akan kehilangan banyak hal. Kami adalah manusia dan kami akan lupa untuk menandai tugas yang telah kami lakukan, kami akan menambahkan tugas yang sensitif terhadap waktu dan tidak menambahkan tanggal dan kami akan lupa untuk menambahkan tugas. Tinjauan mingguan adalah tempat Anda berhenti selama satu jam dan mengambil gambaran besar tentang apa yang harus Anda lakukan.Periklanan

Idealnya, tinjauan mingguan Anda harus dilakukan di tempat yang bebas gangguan sehingga Anda bisa fokus pada pekerjaan yang harus Anda lakukan dan rencanakan minggu berikutnya. Kumpulkan semua tugas Anda—Anda mungkin telah menuliskan tugas di buku catatan dan tidak menambahkannya ke daftar tugas—dan menghapus tugas yang tidak lagi diperlukan atau sudah selesai.

Melakukan tinjauan mingguan membuat Anda memegang kendali penuh. Ini memungkinkan Anda untuk tetap di atas pekerjaan Anda, memutuskan apa yang perlu dilakukan selanjutnya dan apa yang dapat ditunda ke lain waktu. Ini cara terbaik yang saya tahu memulai minggu dengan rencana dan arahan dan ini adalah cara untuk memastikan Anda melakukan hal yang benar dan tidak terjebak dalam tugas-tugas kecil yang tidak membuat Anda maju dalam proyek atau tujuan Anda.

Garis bawah

Ketika digunakan dengan benar, daftar tugas dapat menjadi motivasi dan pendorong yang mendorong Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda dan mencapai hal-hal luar biasa. Itu membuat Anda tetap fokus pada hal-hal penting dan menghentikan Anda kehilangan tugas yang mungkin hilang.

To do list juga membantu Anda mengurangi stres dan kewalahan karena alih-alih mencoba mengingat semua yang ada di kepala Anda, Anda telah mengeksternalisasi semua pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk mengosongkan ruang di pikiran Anda untuk upaya yang lebih kreatif.

Mari kita rekap kunci takeaways:

Tulis tugas sehingga sangat jelas apa yang harus Anda lakukan. Jika Anda harus menelepon seseorang, masukkan nomor teleponnya ke dalam tugas untuk menghemat waktu mencari nomor tersebut.
Tambahkan tanggal yang bermakna dan tidak acak. Ketika to-do list harian Anda hanya memiliki tugas-tugas yang harus diselesaikan hari itu, Anda akan jauh lebih fokus pada pekerjaan yang tepat.
Hanya izinkan maksimal sepuluh hingga dua belas tugas yang ditandai per hari di daftar tugas Anda. Ini tidak berarti Anda hanya melakukan tugas-tugas itu. Jika Anda memiliki waktu dan energi di penghujung hari, Anda selalu dapat melakukan lebih banyak.
Kelompokkan tugas-tugas serupa bersama-sama sehingga Anda dapat fokus pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan pada waktu yang sama. Ini membantu untuk menghindari risiko multi-tasking .
Tuliskan tugas Anda sehingga bermakna dan memotivasi. Anda ingin melihat daftar Anda dan termotivasi untuk terjebak dan melakukan pekerjaan.
Jangan pernah melewatkan melakukan review mingguan penuh. Ini adalah lem yang menyatukan semuanya dan relevan.