Pada 6 Agustus 1991, dunia berubah selamanya ketika internet tersedia untuk umum. Kurang dari 30 tahun kemudian, hidup kita telah berubah secara permanen. Kami sekarang dapat belajar, menjelajah, dan berkomunikasi 24/7, yang luar biasa dan, seperti yang kita semua tahu, berbahaya bagi produktivitas kita^[1]. Inilah mengapa pertanyaannya, Apa itu penjadwalan blok? telah menjadi penting.

Untuk lebih jelasnya, internet bukan satu-satunya gangguan hidup, dan sementara produktivitas telah menjadi kata kunci besar dalam beberapa tahun terakhir, itu hanyalah ukuran kemajuan: Apakah Anda melakukan hal yang paling penting? Secara aktif bergerak menuju tujuan Anda?

Penulis Neil Pasricha menulis di Harvard Business Review^[2]:

Saat dunia kita semakin sibuk dan telepon kita semakin berbunyi, sumber daya yang paling langka bagi kita semua adalah menjadi perhatian dan hasil kreatif. Dan jika Anda tidak meluangkan waktu untuk menampilkan sesuatu yang baru dan indah di dunia, maka nilai Anda akan berkurang dengan cepat.

Sebagian besar pengusaha sangat berhubungan dengan sentimen ini. Pasricha memecahkan tantangan produktivitasnya sendiri dengan melembagakan hari-hari yang tak tersentuh yang melindunginya dari SMS, panggilan telepon, rapat, peringatan, atau janji apa pun. Dia mengatakan sesi terfokus ini telah memungkinkan dia untuk menghasilkan karyanya yang paling kreatif dan bermanfaat.

Saya menyukai pendekatan Pasricha, tetapi itu tidak selalu realistis bagi saya. Sebagai pendiri dan CEO JotForm, saya perlu mempertimbangkan berbagai keputusan harian, mulai dari perekrutan hingga peta jalan produk hingga perencanaan keuangan. Saya menduga pendiri lain merasakan hal yang sama. Namun, saya percaya pada kekuatan kerja yang terfokus, itulah sebabnya saya merekomendasikan penjadwalan blok.

Daftar isi

1. Apa itu Penjadwalan Blok?
2. Cara Menggunakan Pemblokiran Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas
3. Manfaat Penjadwalan Blok
4. Pikiran Akhir
5. Lebih Banyak Tips tentang Manajemen Waktu

Apa itu Penjadwalan Blok?

Pengusaha sering memamerkan multitasking mereka sebagai lencana kehormatan. Lagipula, memulai sebuah bisnis adalah tarik-menarik antara prioritas yang bersaing.

Namun, meskipun multitasking mungkin terasa efisien, penelitian menunjukkan bahwa berpindah antar tugas dapat memangkas produktivitas hingga 40%. Pengalihan tugas meninggalkan apa yang disebut Dr. Sophie Leroy sebagai residu perhatian,^[3]yang berarti kami masih memikirkan aktivitas sebelumnya sementara kami memulai aktivitas berikutnya^[4].Periklanan

Di sinilah penjadwalan blok dapat bersinar. Apa itu penjadwalan blok, tepatnya?

Kita biasanya menjadi akrab dengan konsep penjadwalan blok di sekolah menengah. Anda mungkin menerima jadwal dengan jumlah kelas tertentu per hari, semua diblokir sesuai dengan waktu kelas, setiap tahun ajaran. Ini adalah penjadwalan blok dasar.

Juga disebut pemblokiran waktu, penjadwalan blok adalah praktik mengalokasikan sebagian besar waktu untuk tugas-tugas terkait. Misalnya, Anda dapat menetapkan hari Senin untuk rapat dan Selasa untuk strategi.Guru sering menggunakan penjadwalan blok saat membuat rencana pelajaran.Ada banyak pendekatan berbeda, yang akan segera kita bahas.

Pertama, inilah mengapa itu penting. Bisnis pada dasarnya adalah penyelesaian masalah . Menciptakan strategi, menulis kode, mengembangkan produk, dan semua aktivitas yang tak terhitung jumlahnya yang ditangani oleh wirausahawan dengan fokus permintaan dan gangguan minimal. Mereka juga secara inheren merupakan tugas manusia yang tidak akan mudah digantikan oleh AI, yang berarti bisnis Anda bergantung pada kemampuan Anda untuk mendalami.

Cal Newport, penulis Pekerjaan Mendalam: Aturan untuk Sukses di Dunia yang Terganggu , mengatakan dalam sebuah wawancara tahun 2017:

Fokus sekarang adalah urat nadi perekonomian ini.

Pengusaha menggunakan pikiran mereka untuk meluncurkan ide dan menciptakan nilai, sehingga kemampuan untuk berkonsentrasi hampir seperti negara adidaya^[5].

Penjadwalan blok juga dapat membantu Anda menghasilkan pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi dalam waktu yang lebih singkat. Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya,^[6], itulah sebabnya menetapkan batas waktu dapat mengempiskan tugas yang menggelembung.Periklanan

Cara Menggunakan Pemblokiran Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas

Kita semua memiliki ritme dan tanggung jawab yang berbeda. Personalisasi adalah kunci keberhasilan pemblokiran waktu, dan itu akan membutuhkan beberapa percobaan dan kesalahan. Inilah cara memulai.

1. Nilai Kalender Anda

Mengevaluasi jadwal Anda saat ini bisa sangat sulit karena hanya sedikit dari kita yang dapat memperkirakan secara akurat berapa banyak waktu yang dibutuhkan suatu tugas. Jika terasa lebih mudah, lacak bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda selama seminggu penuh. Catat setiap aktivitas—bahkan 10 menit email dan 15 menit media sosial bergulir di antara rapat.

Setelah Anda tahu bagaimana Anda telah menghabiskan waktu Anda, akan lebih mudah untuk mengetahui apa yang harus disimpan dan apa yang harus dibuang ketika Anda mulai membuat jadwal baru.

2. Cari Pola

Setelah Anda mendokumentasikan seminggu penuh, kelompokkan tugas ke dalam kategori. Misalnya, Anda dapat menyertakan kategori berikut:

• Administratif
• Rapat
• Karya kreatif
• Surel
• Waktu pribadi.

Anda juga dapat memberi label tugas berdasarkan perasaan Anda saat melakukannya, atau bagaimana tugas tersebut memengaruhi tingkat energi Anda dalam skala 1-10. Lakukan apa pun yang masuk akal bagi Anda.

3. Atur Blok Waktu Anda

Bereksperimenlah dengan pola penjadwalan blok yang berbeda. Misalnya, suatu pagi mungkin terlihat seperti ini:

• 8-9 pagi: Menanggapi email
• 9-10 pagi: Menulis proposal pemasaran
• 10-11am: Brainstorm dan rencanakan proyek Klien A
• 11am-12pm: Bertemu dengan Klien A untuk mendiskusikan ide

Namun, Anda mungkin merasa lebih kreatif segera setelah bangun tidur. Dalam hal ini, Anda ingin memindahkan brainstorming dan perencanaan ke slot sebelumnya. Jika menanggapi email adalah yang terbaik ketika Anda merasa sedikit lesu setelah makan siang, taruh di sana.Periklanan

Baca emosi dan kemampuan Anda sepanjang hari untuk mengetahui apa yang paling cocok untuk Anda.

Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk menghindari pergantian persneling mental sepanjang hari, minggu, dan bahkan mungkin sebulan. Saya menyadari ini tidak mudah, terutama bagi pengusaha, tetapi ini bisa sangat berharga.

Menghabiskan satu hari penuh untuk proyek yang tidak Anda sukai, seperti pekerjaan administratif atau rapat, mungkin terasa menakutkan, tetapi memblokirnya menjadi satu hari dapat membuat sisa minggu Anda jauh lebih produktif dan lebih menyenangkan. Anda bebas untuk mengatasi semua tantangan kewirausahaan yang membuat darah Anda mengalir.

4. Buat Tema Hari

Jika Anda adalah seseorang yang harus fokus pada banyak hal selama satu hari atau minggu, Anda mungkin merasa lebih bermanfaat untuk membuat tema untuk setiap hari daripada memblokir hari Anda menjadi tugas individu. Misalnya, Anda dapat mengatur hari Senin sebagai hari Brainstorming/Perencanaan, Selasa sebagai hari Administratif, dll.

Jika Anda mengambil rute ini, saya sarankan selalu menjadwalkan setidaknya dalam satu hari Keluarga. Ini akan memastikan Anda meluangkan waktu untuk orang-orang penting dalam hidup Anda dan memberikan waktu bagi otak Anda untuk beristirahat.

Manfaat Penjadwalan Blok

Setelah Anda menjawab Apa itu penjadwalan blok? dan mengetahui cara menggunakannya dengan benar, Anda akan menemukan bahwa Anda menerima banyak manfaat. Berikut adalah beberapa.

Pertempuran Penundaan

Jika Anda memiliki jadwal yang ditetapkan dan tahu bahwa Anda hanya memiliki waktu satu jam untuk menyelesaikan tugas tertentu, akan jauh lebih mudah untuk menghindari penundaan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara berhenti menunda-nunda, lihat artikel ini .Periklanan

Buat Perkiraan Waktu yang Realistis

Setelah Anda bekerja dengan pemblokiran waktu untuk sementara waktu, Anda akan mempelajari aktivitas mana yang paling banyak/paling membutuhkan waktu. Anda mungkin harus menyesuaikan jadwal Anda selama bulan pertama atau lebih untuk melakukannya dengan benar, tetapi bersabarlah. Anda akan terus belajar untuk memperkirakan secara realistis berapa banyak waktu yang diperlukan untuk tugas tertentu.

Kembangkan Lebih Banyak Fokus dan Perhatian

Ketika jadwal Anda tidak menyisakan banyak ruang untuk menelusuri media sosial atau mengobrol dengan rekan kerja, Anda akan menemukan bahwa otak Anda lebih dikhususkan untuk memperhatikan terhadap tugas yang ada. Anda akan menanggapi batasan yang Anda tetapkan untuk diri sendiri dan akan fokus untuk menyelesaikan sesuatu.

Pikiran Akhir

Kebanyakan pendiri mendambakan kebebasan. Namun, jadwal sekolah, pekerjaan, dan norma sosial mengkondisikan kita untuk bekerja dengan jadwal tradisional dan pola pikir reaktif. Sebelum kami menyadarinya, kami telah membuat ulang jadwal kerja yang menelusuri kembali ke abad ke-19, bahkan di perusahaan kami sendiri. Penjadwalan blok bukan hanya alat untuk memaksimalkan produktivitas; ini adalah cara untuk mendapatkan kembali waktu Anda^[7].

Dalam 14 tahun saya di JotForm, saya menyadari bahwa pertumbuhan bisnis berarti melakukan lebih banyak hal yang membuat dampak terbesar. Saya tidak selalu berhasil, tetapi saya mencoba untuk memfokuskan waktu dan energi saya di tempat yang penting, dan saya tahu bahwa kesibukan tidak identik dengan produktivitas.

Jika Anda merasakan hal yang sama, cobalah memblokir waktu. Bagikan eksperimen Anda dalam penjadwalan dengan kolega dan anggota keluarga sehingga mereka memahami perubahan dan dapat mendukung Anda.

Terakhir, jangan khawatir untuk segera melakukannya. Anda mungkin perlu memahami kalender Anda dan sedikit mengotak-atiknya. Temukan apa yang cocok untuk Anda, lalu lindungi jadwal baru Anda dengan segala cara.

Lebih Banyak Tips tentang Manajemen Waktu

• Apa Itu Manajemen Waktu dan Bagaimana Mengatur Waktu Anda dengan Bijak
• 7 Tips Manajemen Waktu yang Efektif Untuk Memaksimalkan Produktivitas Anda
• Cara Memfokuskan dan Memaksimalkan Produktivitas Anda (Panduan Definitif)

Kredit foto unggulan: William Iven melalui unsplash.com

Referensi