Kita semua ingin melakukan sesuatu dengan lebih cepat dan lebih baik di sini di Lifehack. Dan bagian dari melakukan sesuatu dengan lebih cepat dan lebih baik adalah memiliki sistem produktivitas pribadi yang solid yang Anda gunakan setiap hari.

Sistem ini dapat berupa apa saja yang membantu Anda melewati gunungan proyek atau tugas Anda, dan membantu Anda lebih dekat dengan tujuan hidup Anda. Baik itu kertas atau piksel, itu tidak terlalu penting. Tapi, karena Anda membaca Lifehack, saya harus berasumsi bahwa piksel dan perangkat teknologi adalah bagian penting dari alur kerja Anda.

Sistem Produktivitas Pribadi didefinisikan

Sistem produktivitas pribadi (setidaknya definisi yang akan digunakan artikel ini) adalah serangkaian alur kerja dan alat yang memungkinkan seseorang menyelesaikan pekerjaannya secara optimal.

Alur kerja bisa berupa bagaimana Anda mengimpor dan menangani foto dari kamera Anda, bagaimana Anda menulis dan membuat posting blog, bagaimana Anda menyebarkan kode yang dikompilasi ke server, dll.Periklanan

Peralatan adalah hal-hal seperti perencana, manajer todo, kalender, lingkungan pengembangan, aplikasi, dll.

Saat otomatisasi buruk

Anda mungkin berpikir bahwa semakin kami mengotomatiskan sistem kami, semakin banyak yang akan kami selesaikan. Ini sebagian besar kasusnya, tetapi ada satu masalah yang sangat besar dalam hal otomatisasi apa pun.

Otomatisasi adalah hal yang buruk bagi sistem produktivitas pribadi Anda ketika Anda tidak memahami proses sesuatu secara inheren.

Mari kita bayar tagihan Anda misalnya. Ini mungkin tampak sangat jelas, tetapi jika Anda tidak dapat mempertahankan anggaran bulanan dan kesulitan menemukan uang untuk melakukan pembayaran tepat waktu, maka mengotomatiskan pembayaran tagihan Anda setiap bulan sama sekali tidak berguna dan dapat berbahaya bagi keuangan pribadi Anda.Periklanan

Contoh lain adalah menggunakan alat produktivitas untuk memberi tahu Anda tugas apa yang penting dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jika Anda belum mengambil langkah mundur dan mengetahui bagaimana sistem produktivitas Anda harus bekerja sama , jenis otomatisasi ini kemungkinan akan membuat Anda tidak menyelesaikan sesuatu.

Anda hanya dapat mengotomatisasi sesuatu dalam sistem produktivitas pribadi Anda yang telah dikelola untuk sementara waktu. Jika Anda mencoba untuk mengotomatiskan hal-hal yang belum dikelola dengan baik, Anda mungkin akan merasa sedikit di luar kendali dan memiliki rasa kewalahan yang lebih besar.

Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa beberapa hal harus selalu dilakukan sendiri, seperti menanggapi email penting dan berkomunikasi dengan orang lain. Mengotomatiskan hal-hal ini dapat menunjukkan kepada rekan kerja dan kolega Anda bahwa Anda tidak cukup peduli untuk mengomunikasikan diri Anda sendiri.

Saat otomatisasi bagus

Di sisi lain, otomatisasi adalah hal yang hebat untuk sistem produktivitas pribadi Anda ketika Anda memahami proses sesuatu dan kemudian dapat secara otomatis menyelesaikan langkah-langkahnya. Ketika Anda tahu cara mengelola sesuatu secara efektif dan memahami proses langkah demi langkah dari sebagian sistem Anda, mungkin ini saat yang tepat untuk mengotomatiskannya.Periklanan

Saya memiliki beberapa alur kerja yang telah saya perkenalkan pada tahun lalu yang mengambil beberapa pekerjaan tanpa pikiran dari saya sehingga saya bisa lebih kreatif dan tidak perlu khawatir tentang detail sesuatu.

Di Mac saya, saya menggunakan kombinasi alur kerja Automator, cuplikan TextExpander, dan sekarang pintasan Keyboard Maestro untuk melakukan hal-hal seperti secara otomatis menyempurnakan foto yang diimpor dari iPhone 4S saya atau membuka semua aplikasi dan situs web yang diperlukan untuk rapat mingguan di depan komputer saya. desktop dengan mengetik beberapa tombol. Setelah Anda membuka diri untuk mengotomatisasi beberapa proses Anda, Anda mulai melihat bagian lain dari sistem Anda yang dapat mengambil manfaat dari otomatisasi.

Sekali lagi; semua ini tidak berfungsi kecuali Anda memahami proses Anda dan mengetahui alat apa yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikannya secara otomatis.

Tiga langkah untuk menentukan apakah sesuatu sudah matang untuk otomatisasi

Jika alur kerja Anda melewati tiga langkah ini, maka otomatisasi, sayang:Periklanan

1. Anda dapat melakukan proses ini dalam tidur Anda dan itu tidak membutuhkan perhatian penuh Anda, jika ada. Itu dapat (dan telah) dikelola dalam beberapa bentuk sebelum mengotomatiskannya.
2. Prosesnya memakan waktu.
3. Prosesnya tidak memerlukan kemahiran manusia (yaitu berkomunikasi dan menanggapi sesuatu secara pribadi)

Mengotomatiskan sistem produktivitas pribadi Anda bisa menjadi hal yang bagus untuk Anda dalam jangka panjang jika Anda berhati-hati dan memperhatikan apa yang Anda lakukan. Anda harus terlebih dahulu memahami proses yang Anda coba otomatisasi sebelum mengotomatiskannya. Jangan terjebak dalam pemikiran bahwa segala sesuatu harus diotomatisasi dalam hidup Anda, karena mungkin tidak.

Pilih dan pilih proses ini dengan bijak dan Anda akan menemukan proses yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk menjadi yang terbaik untuk diotomatisasi. Apa yang telah Anda otomatisasi dalam sistem produktivitas pribadi Anda?

Kredit foto unggulan: Bram Naus via unsplash.com