Bagaimana Menggunakan Matriks Manajemen Waktu Untuk Melakukan Apa yang Penting

Bagaimana Menggunakan Matriks Manajemen Waktu Untuk Melakukan Apa yang Penting

Horoskop Anda Untuk Besok

Ketika perubahan atau gangguan besar dalam hidup terjadi, manajemen waktu adalah salah satu hal pertama yang harus dilakukan. Dalam situasi seperti itu, waktu bisa kehilangan semua definisi. Maklum, istilah mendesak dan penting mengambil makna baru.

Dalam bukunya, 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif , Steven Covey mempopulerkan konsep yang disebutnya matriks manajemen waktu. Covey membagi waktu yang kita habiskan saat terjaga menjadi empat kuadran:



  • Kuadran 1 : Mendesak dan Penting. Contoh: mendapatkan bantuan dalam keadaan darurat medis, atau menghentikan anak kecil agar tidak menabrak lalu lintas.
  • Kuadran 2 : Tidak Mendesak, tapi Penting. Contoh: mengganti oli mobil Anda secara teratur, atau memenuhi tujuan internal perusahaan untuk merespons setiap kontak pelanggan dengan penuh arti dalam waktu satu jam.
  • Kuadran 3 : Mendesak, tapi Tidak Penting. Contoh: rekan kerja mampir untuk bertanya tentang piknik perusahaan, atau menanggapi tawaran waktu terbatas.
  • Kuadran 4 : Tidak Mendesak atau Penting. Contoh: pengguliran malapetaka melalui umpan media sosial, menanggapi komentar situs web yang diposting oleh orang yang tidak Anda kenal, atau sesi pesta TV.

Berikut grafik matriks yang diilustrasikan oleh Sage Automation:[1]



Untuk memanfaatkan keempat kuadran ini sebaik mungkin, kita harus jujur ​​tentang bagaimana—dan untuk apa—kita menetapkan istilah Covey. Berikut cara melakukannya:

1. Pasang Angka Dolar di Waktu Anda

Jika Anda menghendaki hilangkan pembuang waktu dalam hidup Anda, mulailah memperlakukan waktu Anda seolah-olah itu adalah uang. Mempertimbangkan waktu sebagai aset bisa terasa seperti konsep yang agak kabur. Membubuhkan tanda dolar ke jam Anda akan membawa kejelasan dengan tergesa-gesa.

Pakar keuangan Dave Ramsey menyarankan untuk melacak setiap sen yang Anda peroleh dengan menetapkan semua uang Anda ke dalam suatu kategori. Misalnya, .000 dari gaji Anda berikutnya mungkin termasuk dalam kategori sewa, 0 mungkin untuk belanjaan, dan seterusnya.Periklanan



Sampai Anda mulai menamai dan melacak waktu Anda, manajemen waktu tidak lebih dari tebakan dan firasat. Menggabungkan matriks manajemen waktu Covey dan teknik Ramsey adalah langkah pertama untuk menempatkan diri Anda di kursi pengemudi manajemen waktu. Mungkin Anda memutuskan waktu Anda membawa nilai tunai per jam. Di akhir pesta Netflix, misalnya, Anda menemukan bahwa Anda telah menghabiskan 4,5 jam. Itu datang ke nilai bersih $ 135. Catat ini dalam log harian di bawah hiburan.

Jika Anda seperti kebanyakan orang, momen kejelasan Anda kemungkinan akan tiba pada akhir bulan ketika Anda menjumlahkan nilai dolar yang telah Anda tetapkan untuk berbagai kategori kehidupan Anda.



Meskipun Anda mungkin telah mengabaikan 5 yang dihabiskan untuk satu pesta TV, bagaimana perasaan Anda ketika Anda mengetahui bahwa, dalam satu bulan, Anda menghabiskan .485 dalam kategori itu? Sebagai titik referensi, inventaris waktu Anda yang tersedia untuk bulan 31 hari, dengan asumsi 16 jam bangun sehari, menjadi .880. Jam kerja saja mungkin menyerap sesuatu dalam kisaran .500-.000.

Sekarang Anda memiliki kekuatan untuk memberikan kejelasan nyata dalam mengelola prioritas Anda. Apakah menonton TV benar-benar bernilai hampir 10% dari total jam bangun Anda? Hanya Anda yang bisa menjawab pertanyaan ini.

2. Persiapkan Diri Anda untuk Kesuksesan Matriks Manajemen Waktu

Mulailah dengan Menuliskan Setiap Tugas

Pada titik ini, yang Anda coba lakukan hanyalah mengosongkan otak Anda. Jangan menghabiskan energi untuk memikirkan urgensi, kepentingan, atau tenggat waktu. Bagian itu akan datang nanti. Untuk saat ini, lakukan yang terbaik untuk memasukkan semua tugas di dalam otak Anda ke dalam spreadsheet atau di atas kertas.

Gunakan alat apa pun yang paling cocok untuk Anda sehingga Anda dapat mengeluarkan pikiran Anda secepat mungkin. Jangan berhenti sampai Anda yakin bahwa Anda telah menangkap semuanya.

Selanjutnya, Tetapkan Batas Waktu untuk Setiap Tugas

Mulailah dengan mengisi tenggat waktu yang Anda tahu akan ditetapkan. Untuk menjaga hubungan yang sehat, Anda harus memprioritaskan komitmen yang telah Anda buat kepada orang lain. Jika memungkinkan, tetapkan tenggat waktu Anda lebih awal dari apa yang telah Anda janjikan—Anda mungkin memerlukan waktu fleksibel lebih jauh lagi. Mulailah dengan tujuan manajemen waktu untuk dikenal sebagai tipe orang yang kurang menjanjikan dan terlalu menepati.Periklanan

Soroti tugas yang Anda tahu mendesak. Berhati-hatilah dengan penerapan istilah mendesak Anda. Apa yang tampak mendesak bagi Anda mungkin tidak berarti bagi keluarga, teman, dan pelanggan Anda. Setiap orang perlu membuat definisi kerja pribadi tetapi untuk memulai, gunakan klasifikasi ini dengan hemat.

Prioritaskan komitmen sebelumnya saat Anda mengklasifikasikan. Anda selalu dapat kembali dan meningkatkan tugas tertentu ke status ini, tetapi mulailah dengan menunjukkan pengendalian diri. Lagi pula, jika semuanya mendesak, maka tidak ada yang benar-benar mendesak.

Susun Ulang Daftar Anda Berdasarkan Pentingnya

Di sinilah menggunakan spreadsheet alih-alih kertas benar-benar dapat membuahkan hasil. Sisipkan kolom penting pada spreadsheet Anda, atau pilih pena atau spidol berwarna berbeda jika Anda menggunakan kertas atau kartu indeks. Berikan setiap tugas peringkat kepentingan dari 1 (sama sekali tidak penting) hingga 100 (sangat penting).

Saya pribadi suka menggunakan skala 1 hingga 100 karena perincian yang diberikannya. Misalnya, dua tugas mungkin memberi nilai 8 pada skala 1 hingga 10, tetapi Anda dapat membedakan antara 82 dan 88 saat menyortir.

3. Masukkan Hidup Anda ke dalam Matriks Manajemen Waktu

Sekarang, mundur selangkah dan lihat apa yang Anda miliki. Jika Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda, Anda sekarang akan melihat setiap tugas Anda beserta peringkatnya untuk kepentingan dan urgensi.

Mulailah memindahkan setiap tugas ke salah satu dari empat kuadran matriks manajemen waktu. Mulailah dengan penempatan yang jelas. Begitu mereka berada di grid, Anda dapat menilai panggilan dekat yang mungkin secara sah berakhir di salah satu dari dua kuadran. Anda dapat mulai mengurutkan ulang item dalam hal kepentingan atau urgensi, dan itu tidak masalah. Anda mungkin menyadari beberapa tugas tidak sepenting atau mendesak seperti yang Anda pikirkan sebelumnya.

Q1: Pertahankan Jalur Pendaratan Terbuka

Cobalah untuk menjauhkan sebanyak mungkin hal dari kuadran Mendesak dan Penting. Itu mungkin tidak mungkin pada upaya pertama Anda dalam manajemen waktu, tetapi tetapkan tujuan jangka panjang untuk mempertahankan beberapa ruang terbuka di Q1. Anda dapat mencapai ini dengan menangani tugas-tugas yang muncul di tiga kuadran lain seefisien dan seefektif mungkin.Periklanan

Misalnya, pendiri startup yang sibuk akan tetap ingin tetap bugar tetapi tidak memiliki waktu berjam-jam untuk dihabiskan di gym. Penulis buku terlaris Wall Street Journal, Dr. John Jaquish merekomendasikan pelatihan resistensi variabel daripada pelatihan beban berat. Pelatihan resistensi variabel terbukti secara ilmiah memberikan hasil yang lebih baik untuk kebugaran dalam waktu yang jauh lebih singkat, kata Dr. Jaquish. Ini, dikombinasikan dengan diet protein tinggi dapat memberikan pengusaha hasil yang mereka inginkan tanpa mengorbankan jam berharga dari hari mereka.

Jelas, Anda bisa mendapatkan panggilan klien 10 menit dari sekarang yang langsung menempatkan sesuatu di Q1. Tidak ada perencanaan atau persiapan di pihak Anda yang bisa menghentikannya mendarat di sana, jadi itu bukan salah Anda. Tugas Anda adalah menjaga jalur pendaratan tersedia untuk kemungkinan ini.

Q2: Selesaikan Tugas Ini Dengan Blok Waktu Khusus

Jika ada sesuatu yang penting, itu memiliki peluang bagus untuk akhirnya menjadi mendesak. Dengan menggunakan contoh penggantian oli, Anda jelas ingin mengatasi tugas ini sebelum mesin Anda bekerja. Jika tidak, tugas Q2 tiba-tiba harus diklasifikasi ulang Q1, dan Anda akan memiliki Q1 baru untuk menemaninya: Dapatkan mobil sewaan.

Tugas Q2 lainnya mungkin tidak pernah menjadi mendesak, tetapi itu tidak mengurangi pentingnya item gambaran besar ini. Mungkin Anda telah berkomitmen untuk belajar lebih banyak untuk membantu memajukan antirasisme di tempat kerja, penulis catatan dan kontributor Forbes Dana Brownlee. Tujuan itu kemungkinan besar tidak akan terwujud sampai dan kecuali Anda secara proaktif memblokir waktu di kalender Anda untuk memastikan Anda mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu.[dua]

Tanpa upaya sadar untuk menjadwalkan tugas-tugas ini, mereka akan tetap dibatalkan selamanya.

Q3: Ajukan Item Mendesak Anda Beberapa Pertanyaan

Setidaknya satu masalah dengan kategori ini adalah bahwa tugas-tugas mendesak sering kali disamarkan sebagai hal yang penting. Adalah umum untuk membingungkan keduanya, jadi penting untuk belajar membuat perbedaan ini. Sebuah teks dari calon klien yang Anda harapkan untuk mendarat sangat mendesak sementara email dari agen asuransi Anda yang ingin menjadwalkan tinjauan polis tahunan mungkin bisa menunggu hingga hari Jumat.

Email, pesan suara, pesan teks, dan bentuk komunikasi instan lainnya hampir selalu membawa rasa urgensi, tetapi mungkin tidak penting. Saat Anda melihat hal-hal yang telah mendarat di Q3, tanyakan pada diri Anda apakah Anda memiliki rasa urgensi pengirim yang sama atau tidak. Mungkin sudah waktunya untuk berhenti berlangganan grup, individu, atau buletin tertentu untuk meminimalkan kekacauan Q3.Periklanan

Q4: Manfaatkan Aktivitas Anda yang Tidak Mendesak, Tidak Penting

Q4 adalah kuadran yang disukai oleh setiap calon manajer waktu, tetapi jangan terlalu terburu-buru. Meskipun Anda benar-benar ingin menghilangkan waktu yang menyebalkan, ini juga merupakan kuadran tempat waktu henti. Daripada bersumpah untuk menghentikan semua aktivitas Q4 sepenuhnya, manfaatkan aktivitas yang Anda lakukan sebaik mungkin.

Pertama, mulailah dengan menghilangkan atau mendelegasikan tugas yang tidak menggunakan waktu Anda dengan sebaik-baiknya. Tentu, laporan itu perlu diformat ulang, tetapi magang mungkin bisa melakukannya untuk Anda. Gunakan perangkat lunak penjualan untuk mengotomatiskan email calon pelanggan Anda sehingga Anda tidak perlu mengirim semuanya sendiri.

Saat harus istirahat, perhatikan aktivitas yang membuat Anda merasa segar dan aktivitas yang membuat Anda merasa lelah. Katakan ya untuk jalan-jalan di hutan dan tidak untuk berdebat dengan orang asing di media sosial. Dengan memilih aktivitas rekreasi Anda dengan bijak, Anda akan mendapatkan hasil maksimal dari uang Q4 Anda.

Pikiran Akhir

Matriks manajemen waktu Covey adalah alat yang luar biasa untuk diadopsi ketika Anda merasa seolah-olah jadwal Anda mengendalikan Anda, bukan sebaliknya. Keberhasilan Anda kemungkinan akan bermuara pada seberapa jujur ​​​​Anda dengan diri sendiri saat memberi label.

Jangan takut untuk bertanya pada diri sendiri, Apakah ini benar-benar mendesak? Anda juga harus membuat perbedaan yang tajam antara apa yang penting bagi Anda dan apa yang penting bagi orang lain. Terlalu mudah untuk menerima label penting atau mendesak orang lain tanpa kritik.

Ada sweet spot untuk manajemen waktu yang membuat Anda memiliki kendali penuh atas jadwal Anda tanpa membelok ke pemikiran yang kaku. Pengusaha, khususnya, perlu mempertimbangkan beberapa fleksibilitas ke dalam jadwal mereka sehingga mereka dapat memanfaatkan peluang Q1 yang muncul tanpa pemberitahuan. Terlalu banyak kelenturan, dan Anda akhirnya akan membuang-buang waktu. Saat Anda menyesuaikan teknik Covey dan Ramsey agar sesuai dengan hidup Anda, beri diri Anda sedikit kelonggaran untuk membuat kesalahan dan menyesuaikan sesuai kebutuhan. Anda akan sampai di sana.

Lebih Banyak Tips untuk Manajemen Waktu yang Efektif

Kredit foto unggulan: penjelajahan # melalui unsplash.com Periklanan

Referensi

[1] ^ Otomatisasi SAGE: Apa sebenarnya Matriks Manajemen Waktu dan bagaimana hal itu dapat mencegah pemeliharaan?
[dua] ^ Forbes: Hindari Kesalahan Manajemen Waktu Ini Di Tahun 2021—Kalender Anda Akan Terima Kasih

Kaloria Kaloria