Menulis surat bisnis adalah sesuatu yang kita semua harus lakukan dari waktu ke waktu, tetapi kita biasanya tidak mendapatkan pelatihan di sekolah tentang cara melakukannya. Membuat format surat Anda salah dapat membuat Anda terlihat ceroboh dan tidak profesional, tetapi begitu Anda memahami dasar-dasarnya dan memiliki beberapa contoh untuk dikerjakan, itu membuat penulisan surat bisnis menjadi lebih mudah.

Apa larangan terbesar saat menulis surat?

Mungkin masalah paling umum yang dialami orang saat menulis surat bisnis adalah menggunakan format surat yang tidak tepat.^[1]Dalam format ini ada beberapa pilihan, tetapi sebagian besar adalah bagaimana hal itu dilakukan.

Di bagian paling atas surat Anda harus ada informasi kontak Anda: nama, perusahaan (jika ada), alamat dan nomor telepon. Beberapa orang juga memasukkan alamat email mereka di sini.

Berikutnya adalah tanggal dan informasi kontak orang yang Anda tulis: nama, perusahaan, dan alamat.

Kemudian akan ada sapaan — biasanya sesuatu yang mirip dengan Dear Mr./Mrs. Jones. Isi surat mengikuti, lalu penutup (Hormat, Terbaik, apa pun yang Anda suka) dan beberapa baris kosong diikuti dengan tanda tangan Anda yang diketik. Ketika Anda mencetak surat itu, Anda dapat menandatanganinya dengan tinta.

Setelah Anda menurunkan formatnya, kontennya yang masih bisa sedikit rumit. Baik Anda sedang menulis surat pengunduran diri atau surat rekomendasi, ada beberapa aturan dasar yang dapat Anda ikuti. Berikut adalah 10 jenis surat bisnis yang mungkin perlu Anda tulis,^[2]format huruf untuk masing-masing dan contoh yang dapat Anda gunakan sebagai template.

Surat Keluhan: Mengungkapkan Kekecewaan

Cara untuk mengungkapkan kekecewaan Anda secara formal dalam suatu pengalaman, melaporkan layanan pelanggan yang buruk, atau memberi tahu perusahaan bahwa produk mereka tidak memenuhi harapan.

Beberapa kiat: Periklanan

• Jangan menjadi emosional atau marah; nyatakan saja faktanya.
• Bersikap ramah, profesional, dan singkat. Beri tahu mereka apa yang terjadi dan apa yang Anda ingin mereka lakukan untuk memperbaikinya.
• Tutup dengan memberi mereka tenggat waktu untuk merespons sebelum melibatkan mediator atau pengacara pihak ketiga.

Contoh surat pengaduan | Komisi Perdagangan Federal

Surat Penyesuaian: Jelaskan dan Minta Maaf

Jika Anda menemukan diri Anda berada di sisi bisnis dari surat keluhan, Anda perlu menanggapi dengan surat Anda sendiri. Surat penyesuaian yang baik dapat membantu Anda mempertahankan pelanggan setia; yang buruk mungkin menyebar seperti api di Internet.

Beberapa kiat:

• Dalam kebanyakan kasus, Anda ingin benar-benar meminta maaf karena perusahaan Anda tidak memenuhi harapan.
• Beri tahu mereka apa yang Anda lakukan untuk memperbaikinya, atau jelaskan mengapa Anda tidak melakukan apa yang diminta pelanggan jika diperlukan.
• Jadilah profesional, singkat, ramah dan meminta maaf.

Contoh surat penyesuaian | OfficeWriting.com

Surat Penjualan: Tingkatkan Kesadaran dan Promosikan Produk

Menulis surat untuk meminta bisnis masih penting untuk meningkatkan kesadaran akan perusahaan atau produk/layanan Anda di antara klien potensial.

Beberapa kiat:

• Tetap singkat.
• Buatlah tentang mereka, tetapi bukan tentang Anda atau perusahaan Anda.
• Ajakan bertindak, beri tahu mereka apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
• Jika diinginkan, Anda juga dapat menyertakan langkah atau tindakan tindak lanjut berikutnya.

Templat surat penjualan | Letters.org

Periklanan

Surat Permintaan: Mencari Informasi

Tulis surat semacam ini ketika mencari informasi, seperti permintaan wawancara, permintaan katalog, atau permintaan dokumen publik.

Beberapa kiat:

• Jadilah spesifik dan singkat; memudahkan orang yang dapat melacak apa pun yang Anda butuhkan untuk Anda.
• Memberikan beberapa konteks dan latar belakang dapat membantu, tetapi bukan keseluruhan cerita mengapa Anda memerlukan dokumen.
• Bersikaplah sopan dan tunjukkan rasa terima kasih Anda.
• Jika Anda bertanya tentang kemungkinan pekerjaan, gunakan format surat lamaran .

Template surat permintaan | Contoh Template

Surat Pengakuan: Tunjukkan Pesan Diterima

Surat pengakuan menunjukkan bahwa Anda menerima sesuatu (seperti lamaran pekerjaan atau beasiswa, atau materi penjualan) tetapi belum mengambil tindakan.

Beberapa kiat:

• Jadilah pendek.
• Jika ada informasi yang perlu diketahui oleh setiap orang yang mengirim informasi, seperti kapan keputusan akan dibuat tentang perekrutan untuk suatu posisi, sertakan juga.
• Ini mungkin digunakan untuk berterima kasih kepada seseorang karena menyumbang untuk tujuan, jadi sertakan dalam surat dengan lampiran apa pun.

Surat pengakuan untuk setiap kesempatan | Template.net

Surat Tindak Lanjut: Dorongan dan Ingatkan

Surat tindak lanjut adalah semacam dorongan bagi orang untuk memastikan mereka menerima surat awal dan untuk mengingatkan mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan. Mereka sering dikirim setelah surat penjualan, surat pengantar atau surat permintaan informasi.

Beberapa kiat: Periklanan

• Singkat untuk mengingatkan penerima siapa Anda, apa dan kapan Anda meminta.
• Sertakan tenggat waktu jika catatan awal tidak.
• Sertakan ajakan bertindak sebagai pengingat.

Template tindak lanjut segala macam | Tulis Ekspres

Surat Pesanan: Tempatkan Pesanan

Cara formal untuk memesan.

Beberapa kiat:

• Jadilah ringkas dan tepat.
• Pastikan Anda menyertakan semua informasi yang dibutuhkan seseorang untuk memesan untuk Anda.
• Sertakan semua informasi pengiriman dan metode pembayaran Anda.
• Tunjukkan rasa terima kasih Anda.
• Berikan informasi kontak untuk tindak lanjut.

Contoh surat pesanan | Cara Menulis Surat

Surat Pengantar: Perkenalkan Diri Anda untuk Pekerjaan

Surat lamaran merupakan salah satu cara untuk memperkenalkan diri, terutama saat melamar pekerjaan.

Beberapa kiat:

• Sebutkan pekerjaan yang Anda lamar di depan. Anda tidak harus mewah.
• Hanya mencakup beberapa poin yang relevan di resume Anda, terutama pengalaman terkait.
• Ingatlah untuk menyebutkan soft skill Anda (misalnya keterampilan komunikasi, keterampilan kepemimpinan) juga.
• Sertakan informasi kontak dan sediakan diri Anda untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki manajer perekrutan.

Format surat lamaran | Raksasa

Periklanan

Surat Rekomendasi: Bantuan atau Referensi Seseorang untuk Aplikasi Mereka

Jenis surat ini sering ditulis oleh seorang guru untuk membantu siswa mengajukan beasiswa atau magang atau untuk masuk ke sekolah atau program. Anda juga dapat menulis satu untuk merekomendasikan seseorang untuk pekerjaan, persekutuan, atau peluang lainnya.

Beberapa kiat:

• Jujurlah tentang orang yang Anda tulis.
• Jangan menyembur atau setuju untuk menulis surat untuk seseorang yang tidak akan Anda dukung atau tidak terlalu Anda kenal.
• Gunakan contoh spesifik untuk menyoroti keterampilan dan kemampuan orang tersebut.
• Tulis sesuatu tentang mengapa Anda memberikan kesempatan ini kepada orang yang Anda tulis.
• Ucapkan terima kasih kepada pembaca atas waktunya dan sertakan informasi kontak jika mereka memiliki pertanyaan.

Contoh surat rekomendasi | sang muse

Surat Pengunduran Diri: Mengundurkan Diri Dari Jabatan

Jangan menyerah pada desakan apa pun yang mungkin Anda miliki untuk mengirim surat pengunduran diri yang membara; Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu dengan orang-orang ini lagi.

• Singkat dan to the point: Surat ini sebagai pemberitahuan bahwa saya mengundurkan diri dari jabatan saya sebagai x efektif x. Terima kasih atas kesempatannya bilang cukup.
• Pertimbangkan kata-kata Anda dengan sangat hati-hati jika Anda berada dalam posisi penting dan surat Anda kemungkinan besar akan dirilis ke publik.
• Anda dapat memasukkan alasan jika Anda suka, tetapi itu tidak perlu.
• Ucapkan terima kasih kepada atasan Anda dan/atau perusahaan atas kesempatan yang Anda dapatkan di sana.

Surat pengunduran diri untuk berbagai tujuan/alasan | keseimbangan

Untuk banyak surat lain yang mungkin Anda perlukan dalam karir bisnis Anda, periksa daftar lengkap ini dari Saldo.

Kredit foto unggulan: Flaticon melalui flaticon.com

Referensi