10 TIP PRODUKTIVITAS TERATAS UNTUK MENCAPAI LEBIH BANYAK DAN MENCIPTAKAN KETENANGAN PIKIRAN

Apakah Anda mengenal seseorang yang tidak sibuk?

Sebagian besar dari kita bangun setiap pagi menghadapi kalender yang penuh sesak dan daftar tugas yang panjang. Sebagai pengacara/istri/ibu/penulis, saya tahu pasti.

Karena daya tarik kutu buku dan naluri bertahan hidup, saya telah melakukan studi seumur hidup tentang produktivitas dan manajemen waktu. Berikut adalah 10 kiat produktivitas teratas yang membantu saya menyelesaikan hal-hal yang harus atau ingin saya lakukan tanpa kehilangan akal:

1. Tulislah

Setiap tugas, setiap komitmen harus ditulis. Ini membebaskan pikiran Anda dari pekerjaan yang menguras energi dan perhatian untuk mencoba mengingat.

Dalam buku mani tentang produktivitas, Menyelesaikan semuanya , David Allen menunjukkan bagaimana komitmen yang belum selesai mengambil energi psikis, masing-masing membuat Anda sedikit lebih lelah, lebih terganggu, dan karena itu kurang produktif.

Dia menekankan bahwa langkah pertama untuk mengelola hidup dan waktu Anda adalah mengeluarkan setiap komitmen, besar dan kecil, dari kepala Anda dan masuk ke dalam sistem yang tepercaya.

saya menggunakan OmniFokus untuk menangkap komitmen ini, tetapi Anda bisa mulai dengan pena dan kertas sederhana.

2. Dapatkan Head Start

Cara terbaik untuk memulai adalah memulai malam sebelumnya.

Sebelum meninggalkan ruang kerja Anda, atau sebelum tidur, luangkan waktu 10 menit untuk melihat komitmen hari berikutnya.

Janji temu apa yang tidak boleh dilewatkan? Apa yang perlu Anda bawa untuk janji temu itu? (Pastikan Anda telah mengumpulkan bahan-bahan tersebut dan siap untuk digunakan.) Tiga hingga lima tugas apa yang harus diselesaikan?

Putuskan apa yang akan Anda lakukan terlebih dahulu. Lihatlah daftar tugas itu dan putuskan apakah ada tugas di dalamnya yang dapat didelegasikan kepada orang lain (lihat nomor 9 di bawah) atau, lebih baik lagi, mencoret daftar itu sama sekali (lihat nomor 10 di bawah).Periklanan

Semakin sibuk hari Anda, semakin penting untuk melakukan survei cepat ini sehari atau malam sebelumnya. Ini berarti Anda tidak membuang waktu di pagi hari untuk memutuskan dari mana harus memulai, atau mengumpulkan materi (dan mungkin menemukan item penting tidak tersedia saat Anda membutuhkannya).

3. Lakukan Tugas Anda Yang Paling Menakutkan Terlebih Dahulu

Setiap orang dari kita memiliki satu atau lebih tugas dalam daftar tugas yang kita takutkan untuk dilakukan. Mungkin panggilan telepon yang tidak menyenangkan yang tidak ingin Anda lakukan, atau posting blog yang Anda tunda menulis karena Anda tidak tahu bagaimana memulainya, atau proyek yang membuat Anda kewalahan karena sangat besar.

Apa pun itu, itu menggantung di atas kepala Anda, mengganggu Anda dengan rasa bersalah karena terus didorong ke hari berikutnya dan berikutnya. Saatnya untuk mengakhiri siklus itu.

Lakukan hal pertama. Penulis Michael Hyatt berbicara tentang membunuh naga Anda sebelum sarapan — tidak ada yang lebih memotivasi untuk sisa hari Anda selain mencoret monster itu dari daftar Anda di pagi hari.^[1]

Tetapi banyak orang alih-alih melakukan tugas yang sulit terlebih dahulu, mereka melakukan yang mudah. Jika Anda benar-benar ingin menjadi produktif, ada beberapa tugas yang tidak boleh Anda lakukan pertama kali di pagi hari: Agar Lebih Produktif, Jangan Lakukan Ini Untuk Memulai Pagi Anda

Jadi lakukan panggilan itu. Tarik selembar kertas dan lakukan brainstorming ide untuk posting blog itu.

Melakukan sesuatu tentang tugas yang luar biasa itu—mungkin Anda tidak bisa menyelesaikannya dalam satu hari, tapi setidaknya Anda bisa memulainya. Apapun itu, lakukan saja.

Kemudian, biarkan kepuasan mencoretnya dari daftar Anda membawa Anda ke sisa hari sibuk Anda.

4. Matikan Gangguan

Salah satu pembunuh produktivitas utama adalah gangguan gangguan terus-menerus: email, panggilan telepon, orang-orang yang muncul di depan pintu Anda…

Teknologi yang dapat (dan seharusnya) membuat hidup kita lebih mudah dan lebih baik juga dapat membuat hampir tidak mungkin untuk mempertahankan jenis perhatian terfokus yang diperlukan untuk bekerja secara efisien dan efektif.

Tapi inilah masalahnya: Anda dapat mengontrol teknologi itu.Periklanan

Saat Anda memiliki tugas penting yang membutuhkan perhatian dan fokus, ciptakan ruang untuk memberikan yang terbaik.

Baik itu pertemuan dengan klien atau kolega, atau surat penting yang perlu ditulis, atau karya seni yang ingin Anda buat, jadwalkan blok waktu untuk fokus pada komitmen itu, lalu matikan semua gangguan. Matikan telepon Anda (atau setidaknya matikan dering). Senyapkan peringatan email Anda. Putuskan sambungan internet (atau setidaknya Facebook dan Twitter). Tutup pintu kantor Anda.

Hanya untuk satu jam itu (atau tiga puluh menit, atau setengah hari), matikan semua komunikasi di luar dan berikan diri Anda kemewahan waktu tanpa gangguan yang diperlukan untuk benar-benar fokus pada masalah yang ada. Cari tahu di sini lebih lanjut tentang Cara Meminimalkan Gangguan untuk Menyelesaikan Sesuatu.

5. Istirahat

Ada batasan berapa lama seseorang dapat mencurahkan fokus yang mendalam untuk suatu tugas.

Tidak peduli seberapa sibuknya Anda, setelah jangka waktu tertentu, hukum hasil yang semakin berkurang mulai berlaku, dan kelelahan—fisik dan/atau mental—mulai mengganggu keefektifan Anda.

Jadwalkan istirahat secara berkala bahkan selama hari-hari tersibuk. Luangkan waktu sepuluh menit untuk berdiri, meregangkan tubuh, minum air, berjalan di sekitar blok.

Anda akan kembali bekerja dengan segar, baik secara mental maupun fisik, dan siap untuk menjadi lebih produktif.

Jika Anda belum yakin, baca artikel ini tentang Pentingnya Menjadwalkan Downtime.

6. Proses Batch

Jika tuntutan hari Anda mencakup tugas-tugas rutin, cobalah untuk mengelompokkan tugas-tugas serupa dan menjadwalkan waktu-waktu tertentu dalam sehari untuk menyelesaikannya.

Menjawab email? Mengembalikan panggilan telepon? Memasukkan pengeluaran ke dalam spreadsheet? Alih-alih mengganggu tugas Anda yang lain untuk melakukan hal-hal ini sedikit demi sedikit, kumpulkan mereka.

Atur dua atau tiga atau lima kali sehari untuk memeriksa dan menanggapi email. Kembalikan panggilan telepon pada pukul 11:45 dan 16:45 (atau, jika Anda ingin menghindari terjebak dalam percakapan telepon yang panjang, kembalikan pada pukul 12:15 saat orang-orang sedang makan siang, dan 17:15 setelah mereka selesai pergi untuk hari itu, dan tinggalkan pesan!)Periklanan

Dengan mengelompokkan tugas serupa, Anda menghemat waktu yang hilang untuk meningkatkan beberapa kali sehari dan menuai manfaat dari momentum.

7. Makan Sarapan Sehat

Apakah saya perlu menjelaskan ini? Ada banyak penelitian yang menegaskan pentingnya sarapan untuk menjaga kesehatan kita.

Orang yang sehat lebih produktif. Tidak peduli seberapa sibuknya Anda, makanlah sarapan yang layak. Ini akan mendorong Anda untuk memulai hari Anda dengan baik.

Untuk ide sarapan lainnya, lihat ini: 31 Resep Sarapan Sehat yang Akan Meningkatkan Energi Anda

8. Dapatkan Beberapa Latihan

Jangan terlalu repetitif, tapi orang sehat lebih produktif.

Olahraga membuat Anda lebih sehat, jadi pastikan untuk berolahraga setiap hari.

Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam di gym untuk mendapatkan manfaat ini; berjalan-jalan di sekitar blok, atau lakukan isometrik di meja Anda.

Coba ini 29 Latihan yang Dapat Anda Lakukan Di (Atau Dekat) Meja Anda atau 15 Peregangan Kantor Sederhana Dan Cepat Untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja .

Lakukan saja sesuatu untuk membuat jantung Anda terpompa dan darah Anda berpacu. Ini akan meningkatkan kesejahteraan umum Anda serta kemampuan Anda untuk berpikir lebih jernih.

9. Delegasi

Saya akan mengaku: Saya bau dalam hal ini. Saya benci untuk meminta bantuan, dan seringkali tampaknya lebih sulit untuk menjelaskan tugas kepada orang lain daripada melakukannya sendiri. Tetapi tidak semua yang perlu dilakukan dalam hidup Anda harus dilakukan oleh Anda.

Evaluasi daftar tugas itu dengan cermat. Tugas apa yang dapat dilakukan orang lain, sehingga membebaskan Anda untuk fokus pada hal-hal yang hanya dapat Anda lakukan?Periklanan

Lihatlah ke sekeliling Anda: siapa yang tersedia untuk melakukan beberapa tugas tersebut? Seorang sekretaris? Seorang rekan? Anggota keluarga? Pembantu yang dibayar?

Kunci penting untuk produktivitas adalah melakukan hanya hal-hal yang hanya dapat Anda lakukan, dan memberi orang lain kesempatan untuk berkontribusi dengan melakukan tugas-tugas lain itu.

CEO Lifehack memiliki cara unik untuk mendelegasikan pekerjaan secara efektif, lihat panduannya: Cara Mendelegasikan Pekerjaan (Panduan Definitif untuk Pemimpin yang Sukses)

10. Katakan Tidak

Berapa banyak komitmen yang telah Anda buat yang sebenarnya tidak perlu ditepati sama sekali?

Pernahkah Anda mengerjakan tugas yang sebenarnya tidak penting bagi Anda atau orang lain?

Apakah kalender Anda penuh dengan rapat yang tidak menghasilkan apa-apa untuk organisasi yang tidak lagi Anda pedulikan?

Apakah hari Anda telah dibajak oleh prioritas orang lain?

Jika kalender Anda macet, jika daftar tugas Anda panjangnya bermil-mil, luangkan waktu sekitar sepuluh menit untuk melihat setiap item dengan cermat. Bisakah janji atau tugas itu dicoret begitu saja untuk menciptakan margin yang masuk akal dalam hidup Anda?

Ketika seseorang menelepon atau muncul di depan pintu Anda dengan permintaan untuk partisipasi Anda dalam beberapa kegiatan, tarik napas dan pertimbangkan apakah itu sesuai dengan prioritas Anda sendiri (yang prioritas, tentu saja, mungkin sah termasuk membuat bos atau pasangan Anda bahagia).

Jika jawabannya tidak, maka katakan saja tidak. Berlatihlah sebelumnya: Terima kasih telah mengundang saya, tetapi tidak. Terima kasih sudah bertanya, tapi tidak. Terima kasih telah memikirkan saya, tapi tidak.

Seperti yang dikatakan orang bijak, tidak adalah kalimat yang lengkap. Tidak diperlukan penjelasan. Hanya tidak.Periklanan

Anda mungkin ingin belajar dari Leo Babauta Seni Lembut Mengatakan Tidak sehingga Anda dapat menetapkan batasan yang lebih baik untuk diri sendiri.